Büro & Baustelle -

Digitalisierung im Handwerk

Neues KWP-Modul ZUGFeRD eRechnungskontrolle

Durchschnittlich 500 Eingangsrechnungen erhält der typische Handwerksbetrieb jeden Monat von seinen Großhändlern. Mit über 80 % stellen sie den größten Anteil aller Eingangsrechnungen und setzen einen zeit- und kostenintensiven Prozess in Gang: Die Rechnungen werden für die digitale Archivierung gescannt, kontrolliert – stimmen Bestellung und Lieferung überein? – und auf eine Baustelle gebucht. Die Preisprüfung, ob der Bestellpreis der berechnete Preis ist, bindet weitere Ressourcen. Mit dem neuentwickelten Modul ZUGFeRD eRechnungskontrolle für die kaufmännische Handwerkersoftware „kwp-bnWin.net“ bietet die KWP Informationssysteme GmbH Handwerksbetrieben nun ein Tool. Dies soll laut Herstellerangaben den Aufwand bei der Rechnungskontrolle um 90 % reduzieren und 50 Rechnungen können damit in wenigen Minuten komplett archiviert, geprüft und gebucht werden.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein allgemeines elektronisches ­Rechnungsformat, das den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Das Format kombiniert die ursprüngliche PDF-Rechnung mit ­einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Format erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer etc. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen.

KWP und die Sonepar Deutschland GmbH, ein Unternehmen im Elektro­großhandel, sind die ersten, die auf das Format setzen – und mit einem konsistenten digitalisierten Prozess Papier, Zeit und Geld sparen: Der Lieferant stellt die Rechnungen dem Handwerker elektronisch als ZUGFeRD-Rechnung bereit, welche der Handwerker über eine Rundruf-Funktion abholen und in seine Handwerker-Software einlesen kann. Die eRechnungskontrolle prüft dann automatisch Bestellungen und ­Lieferscheine und gleicht Bestellpreise mit Rechnungswerten ab. Werden Abweichungen festgestellt, werden diese übersichtlich via Ampelsystem angezeigt. Der Handwerker kann so schnell erkennen, welche Rechnungen genauer überprüft werden müssen. Nach Prüfung und Freigabe ordnet die Software die Rechnungen automatisch den Baustellen zu. Alle Rechnungen werden im Original-Format unverändert archiviert und als fertiger Buchungssatz als Vor­bereitung für die Finanzbuchhaltung erzeugt. Die von der Software aufberei­teten Daten können sowohl im Bank­-programm als auch vom Steuerberater nahtlos weiterverarbeitet werden.

www.kwp-info.de

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