Büro & Baustelle -

Revolution in der Buchhaltung

Mit ZUGFeRD in die neue Generation der Rechnungsstellung

Laut der Label Software Gerald Bax GmbH aus Bielefeld erhält ein typischer Handwerksbetrieb durchschnittlich 400 Eingangsrechnungen pro Monat von seinen Großhändlern. Mit über 80 % stellen sie den größten Anteil aller Eingangsrechnungen dar und setzen ­einen zeit- und kostenintensiven Prozess in Gang. Die Rechnungen werden für die digitale Archivierung gescannt, kontrolliert und gebucht. Bei der Preisprüfung wird kontrolliert, ob der Bestellpreis der berechnete Preis ist. Dies alles sind Vorgänge, die viel Zeit kosten und wertvolle Ressourcen binden.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein allgemeines ­elektronisches ­Rechnungsformat, das den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Das Format kombiniert die ursprüngliche PDF-Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im sogenannten „XML-Format“. Dieses erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer sowie die damit ­verbundene Nutzung in allen weiteren Prozessen und das mit nur einem ­Mausklick. Erkennungsfehler sind ausgeschlossen, da kein Scan mehr nötig ist. Eine rein elektronische Archivierung wird möglich. Bereits jetzt nutzen viele Großhändler das ZUGFeRD-Format. In Kürze werden weitere Großhändler folgen. Auch branchenfremde Lieferanten, wie Telekom, Versicherungen, Autowerkstätten, Bürobedarfshändler etc., stellen in naher Zukunft um, wie Label Software wissen lässt.

Aufwand deutlich reduziert

Mit der Einbindung von ZUGFeRD in ­Labelwin startet ein Unternehmen in die neue Generation der Rechnungsstellung im Handwerk 4.0. Durch den Einsatz werden Papier, Zeit und Geld gespart. Der Großhändler stellt dem Handwer-ker die Rechnungen elektronisch als ZUGFeRD-Rechnung bereit. Einen Klick weiter wird die Rechnung in Labelwin eingelesen. Die elektronische Rechnungskontrolle prüft automatisch Bestellungen und Lieferscheine und gleicht Bestellpreise mit Rechnungswerten ab. Eventuelle Abweichungen werden dar­gestellt. Nach Prüfung und Freigabe ­ordnet die Software die Rechnungen ­automatisch den entsprechenden Projekten zu. Alle Rechnungen werden im Original-Format unverändert archiviert und als fertiger Buchungssatz zur Vorbereitung für die Finanzbuch­haltung erzeugt. Die von Labelwin ­erzeugten Daten können sowohl im Bankprogramm als auch vom Steuer­berater nahtlos weiterverarbeitet ­werden.

www.label-software.de

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