Die Digitalisierung umfasst alle Ebenen eines Handwerkbetriebs. Während die Servicetechniker einfache Abläufe wünschen, sucht der Controller nach Kostentransparenz. Aber niemand möchte dafür gleich die ganze Betriebsstruktur über den Haufen werfen. Mobile Instandhaltungssoftware kann die Schlucht überbrücken, wie die Hückstädt Heizungs- und Sanitär GmbH mit der Mobile Field Report Software zeigt.
Viel Papier, umständliche Prozesse, lückenhafte Dokumentation und ein undurchsichtiger Verbrauch von Betriebsmitteln sind keine Seltenheit in Handwerkbetrieben. Und doch fürchten sich viele Betriebe vor der Digitalisierung, die all diese Probleme lösen könnte. Grund ist oft die Angst, dafür auch die etablierten Betriebsstrukturen und Abläufe komplett ändern zu müssen. Dabei bietet die Digitalisierung sogar die Chance, Abläufe zu vereinfachen. Transparenz in Bezug auf die Fuhrparknutzung und den Betriebsmittelbedarf ermöglicht eine bessere Lagerplanung und Kostenkontrolle. Zudem können über digitale Endgeräte Abläufe über die Meetingraum-Grenzen hinweg organisiert und abgestimmt werden. Das bringt gerade in Handwerksunternehmen Vorteile, wo Planung und Steuerung in der Zentrale passieren, während die Servicetechniker den ganzen Tag unterwegs sind. Bei der Hückstädt Heizungs- und Sanitär GmbH gehört dieser Zustand dank einer Lösung der Simplias GmbH jetzt der Vergangenheit an.
Nah und fern sind alle verbunden
Der mittelständische SHK-Betrieb aus Plön verbindet die Zentrale und die Servicetechniker über die gemeinsame mobile Software Mobile Field Report (mfr). Der Kundendienst plant die Aufträge und erstellt die Routenplanung inklusive Fahrzeugzuweisung und Bestückung gewohnt an ihren Rechnern. Die Servicetechniker dokumentieren auf ihren mobilen Endgeräten direkt beim Kunden die Arbeiten und den Verbrauch. Sie geben bei Bedarf in derselben App Bestellungen für fehlendes Material auf. Material, das sie aus dem Lager entnehmen, können sie über die App auf das von ihnen genutzte Fahrzeug buchen. Typische Verbrauchsmaterialien können sie auch mit Mindestmengen versehen. So fällt das Fehlen der passende Schraube oder Lüsterklemme nicht erst beim Kunden auf.
„Unseren Servicetechnikern bringt diese Funktion des mobilen Lagers ungemein viel Sicherheit“, erläutert Carl Tensing, Kundendienstleiter bei Hückstädt und erklärt: „Sie haben volle Übersicht darüber, ob in ihrem Fahrzeug alles vorrätig ist, was für die nächsten Aufträge benötigt wird. Und wenn etwas fehlt, holen sie es sich aus dem Lager und buchen das ohne Papierflut in ihrer App ein“.
Der Fuhrpark als rollendes Lager
Der Einkauf weiß damit auch immer, was benötigt wird und kann den Servicetechnikern Push-Nachrichten schicken, sobald das angeforderte Material im Lager liegt. Das Controlling nutzt die Software, um Verbräuche den Aufträgen zuzuordnen und den Fuhrpark über die tagesaktuellen GPS-Daten zu verwalten. Denn in jedem Fahrzeug steckt mittlerweile ein GPS-Tracker, dessen Daten direkt an mfr gesendet werden. Das Controlling kann damit den Spritverbrauch und die generelle Fahrzeugnutzung nachvollziehen. Der Kundendienst kann bei Notfällen schauen, welcher Servicetechniker am schnellsten am Einsatzort sein kann.
„Wir haben mit dieser Lösung gleich zwei Fliegen erwischt“, freut sich Carl Tensing und erläutert weiter: „Zum einen haben wir alle Daten sauber dokumentiert, um Verbräuche und Kosten genau zuzuordnen. Zum anderen haben wir die verschiedenen Akteure in unserem Betrieb miteinander verbunden, ohne die Abläufe zu erschweren“. So ist egal, ob der Servicetechniker morgens bei der Dienstbesprechung dabei ist oder nicht. Über die Synchronisierung der Einsatzplanung auf sein Handy oder Tablet ist er auch im Bilde, wenn er am anderen Ende der Republik ist. Und wenn der Servicetechniker vom Hof des Kunden rollt, liegen dem Kundendienst und Controlling bereits alle Informationen vor, um den Auftrag abzurechnen. „Alles läuft eben digital“, freut sich Tensing.
| Der Autor |
| Jan Höppner ist Geschäftsführer der Simplias GmbH. |