Mit diesen 11 Tipps von Paulus-Lager erfahren Sie, wie Sie Ordnung in Ihr Lager bringen und Lagerprozesse optimieren.
Zunächst müssen Handwerksbetriebe wissen, dass es nur zwei Materialströme gibt: Standardmaterial und Kommissionsmaterial. Darauf aufbauend beginnt das Lagermanagement bzw. die Lageroptimierung, die Handwerksunternehmer anhand der folgenden Tipps von Paulus-Lager einfach umsetzen können.
Praxistipp 1: Standardmaterial
Standardmaterial wird viermal im Jahr bestellt, hat niedrige Einkaufskosten, aber einen sehr hohen Beschaffungsaufwand. Hierzu zählen z. B. Verbrauchsmaterial wie Batterien, Klebeband, Schrauben und Fertigungs-Material wie Bögen, Winkel, Fittings, die immer im Betrieb sein müssen.
Standardmaterial sollte in eine Artikelliste übertragen werden, die zwischen 1.500 und 3.500 Artikel enthält, um den Nachschub sicherzustellen. Für diese Liste gilt:
- Minimum- und Maximum-Mengen hinterlegen.
- Lagerortgröße mit der Maximum-Menge (sofern bekannt) definieren.
- Jeder Mitarbeiter (vom Azubi bis zum Chef) kann bei Entnahme über die Bestellkarte die Bestellung auslösen.
- Eine Verwaltungskraft kann zweimal wöchentlich bestellen.
Praxistipp 2: Kommissionsmaterial
Neben dem Standardmaterial gibt es das Kommissionsmaterial. Das ist so definiert:
- Es kann nicht in eine Artikelliste geschrieben werden, da nicht bekannt ist, was Kunden in den nächsten vier Wochen beauftragen.
- Es kann nicht in definierten Mengen hinterlegt werden, da es immer unterschiedlich bestellt wird.
- Lagerorte können im Gegensatz zum Standardmaterial nicht fest geplant werden, aber Lagerorte können geschätzt werden.
- Dieses Material wird von Arbeitsvorbereitern geplant und bestellt.
Kommissionsmaterial wird gemeinsam mit Standardmaterial an der Warenannahme angenommen und in diverse Kommissionslager eingelagert. Dort bleibt es bis zur Verwendung. Verschnittreste werden später in Kommissionsrestefächern gelagert, die von Standardmaterialresten getrennt sein sollten.
Praxistipp 3: Umgang mit Kommissionsresten
In vielen Betrieben verstopfen überschüssige Kommissionsreste das Lager. Sie rauben Fläche, nehmen die Übersicht und verursachen Suchzeiten. Wenn Material von der Baustelle zurückkommt, muss zwischen Standardmaterial und Kommissionsresten unterschieden werden: Standardmaterial darf ins Lager zurück, Kommissionsreste nicht.
Daher sollte jeder Mitarbeiter die Standardartikel in der Artikelliste kennen. Dann lässt sich überschüssige Kommissionsware leicht ausmachen und sie kann entsorgt, dem Kunden geschenkt oder an den Lieferanten zurückgeschickt werden.
Praxistipp 4: Bestellvorgänge verkürzen
Der klassische Bestellvorgang: Bestellung, Lieferung, Einsortieren der Artikel, Prüfung der Rechnung durch Meister, Zahlungsvorgang, Buchung in der Buchhaltung und Buchung auf das Projekt. Dieser Ablauf kann heimlich Zeit fressen sein. Abhilfe schaffen kann ein Fünf-Punkte-Sparplan.
- Vereinfachen: Muss wirklich jeden Tag bestellt werden? Wenn die Mindestmenge im Betrieb für eine Woche genügt, dann reicht es, zweimal pro Woche Standardmaterial zu bestellen.
- Delegieren: Projektleiter sind nicht für die Bestellung von Standardmaterial zuständig. Setzen Sie für einzelne Abschnitte des Bestellvorgangs möglichst Mitarbeiter mit niedrigem Stundensatz ein.
- Bündeln: Fassen Sie anstelle von mehreren kleinen Bestellungen diese lieber zu einer Sammelbestellung zusammen.
- Eingrenzen: Mit der Konzentration auf ein Kernsortiment lässt sich die Anzahl der bestellten Teile reduzieren.
- Informieren: Der interne Informationsfluss ist wichtig und wird anhand einer Standardartikelliste definiert. Orientieren Sie sich bei den Warenkäufen an den Umsatzlisten des Vorjahres.
Ziel ist, den gesamten Bestellprozess von der Verwaltung durchführen zu lassen.
Praxistipp 5: Warenannahme und Wareneingangsprüfung
Eine professionelle Warenannahme und Wareneingangspru¨fung geht so:
- Definierten Platz als Warenannahme im Betrieb einrichten. Die Warenannahme ist ein Arbeitsplatz, der mit Cutter, Blechschere, Filzstift und Kommissionsaufkleber ausgestattet ist.
- Festlegen, wer sich darum zu kümmern hat, das Material möglichst noch in Gegenwart des Lieferanten zu pru¨fen, abzuzeichnen, mit Wareneingangsstempel zu versehen und zeitnah ins Lager einzuräumen.
Voraussetzung fu¨r geordnete Abläufe an der Warenannahme ist, dass die Verantwortlichen daru¨ber Bescheid wissen, welche Bestellungen offen sind, wer die Ansprechpartner auf Lieferantenseite sind und wann die Sendung erwartet wird.
Praxistipp 6: Bestellungen auf der Baustelle steuern
Wenn auf der Baustelle dringend Material benötigt wird, bestellen Monteure oft selbst von der Baustelle aus beim Lieferanten. Das geht zwar schneller, birgt aber viele Kostenfallen. Was bei auswärtigen Einsätzen zu beachten ist:
- Festlegen, was bei welchen Lieferanten bestellt werden darf. Am einfachsten: Die notwendigen Artikel immer beim gleichen Hauslieferanten bestellen.
- Mit Lieferanten vereinbaren, dass für jede Materialbestellung/jeden Einkauf eine Auftragsbestätigung mit Kommissionsname ins Büro geschickt wird.
- Alle Auftragsbestätigungen ausdrucken und sichtbar ablegen, damit der jeweilige Projektleiter sie gleich findet. Dadurch ist er stets darüber im Bilde, was sich auf seiner Baustelle abspielt, welches Material bestellt wurde und was davon dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.
Praxistipp 7: Reste definieren schafft Ordnung
Ein übervolles Restelager raubt Platz, Zeit und Nerven. Deshalb sollte klar geregelt sein, was nach Abschluss des Auftrags an Überbleibseln tatsächlich zu gut für die Tonne ist und was sofort entsorgt werden kann.
Reste fallen bei Materialien an, die nicht zurückgegeben werden können, also bei denen Verschnitt vorkommt, wenn sie verarbeitet werden. Beispielsweise Platten, Stangen, Rohre, Isolierungen.
- Es sollte darauf geachtet werden, dass Kommissionsmaterial in regelmäßigen Zeitabständen automatisch durch den Zuständigen entsorgt wird.
- Es ist zu beachten, dass Standardmaterial keinen Entsorgungszeitpunkt hat, da es kontinuierlich verbraucht wird. Erst, wenn es zu kurz oder zu klein und deshalb unbrauchbar ist, wird es entsorgt. Dafu¨r sollte jeder Betrieb eine Restedefinition u¨ber Maßvorgaben haben, z. B. „Rohrreste unter einem Meter sind Abfall, bitte sofort entsorgen.“
Wichtig ist, die Zuordnung und Handlungsanweisungen schriftlich festzuhalten und im Betrieb gut lesbar auszuhängen. So kennen alle im Team die Aufgaben der Lagerhaltung und neue Mitarbeiter sind schnell eingearbeitet.
Praxistipp 8: Entlastung durch Retouren
Was gerade eben noch wertiges Kommissionsmaterial war, wird oft nach Abschluss des Auftrages überflüssig. Dennoch sträuben sich viele Handwerksbetriebe, das überflüssig gewordene Material zurückzugeben, selbst wenn es sich um bereits bezahlte Kommissionsware handelt.
Es lohnt sich aber, ein sinnvolles Retouren-Management im Betrieb zu verfolgen. Dabei sollte auf Folgendes geachtet werden:
- Ungenutztes Material mit intakter Verpackung konsequent zurückgegeben, sofern der Händler einverstanden ist.
- Dabei dürfen Abholkosten den Wert der Artikel nicht überschreiten, sonst lohnt sich die Retoure nicht.
Praxistipp 9: Warum ein Kleinteile-Lager so wichtig ist
Lange Suchzeiten nach Kleinteilen, z. B. nach Montagematerial für einen neuen Auftrag, sind nicht nur unnötig und kostenintensiv, sondern werden bei der Stundenkalkulation für einen Auftrag nicht bedacht. Das Kleinteile-Lager, aufgebaut wie ein Keksregal im Supermarkt:
- Vorne ist immer nur eine Sorte sichtbar und beschriftet, der Ersatz steht dahinter. Daneben lagert das nächste Material.
- Das Material steht mit der Beschriftung vorne an der Kante.
- Es liegen keine verschiedenen Materialien aufeinander oder hintereinander, es muss genügend Regalfachböden geben.
- Es gibt keine durchlaufenden Regalfachböden, sondern jedes Regalfeld hat unterschiedlich hohe Regalböden, die nach Gebindehöhe eingestellt sind.
- Regalfeld für Regalfeld werden die Artikelgruppen der Reihe nach eingeräumt.
- Die untersten Regalböden haben einen Abstand von ca. 12 cm zum Fußboden, damit darunter gereinigt werden kann.
- Nichts steht oder liegt auf dem Boden. Alles hängt oder ist rollbar aufbewahrt, um den Betrieb optimal reinigen zu können.
- Es werden exakte Zuständigkeiten verteilt, damit es so bleibt, wie beschrieben.
Praxistipp 10: Materialströme intelligent verzahnen
Die Materialströme für Standardmaterial und Kommissionsmaterial intelligent zu verknüpfen ist der Schlüssel zur Kostensenkung:
- Standardmaterial ist zu definieren und sollte in einer übersichtlichen, stets aktuell gehaltenen Artikelliste definiert sein – inklusive Angabe des jeweiligen Lagerortes sowie der Mindest- und Maximalmenge des Vorrats.
- Das Material hat einen einzigen, definierten Lagerplatz – dort wird es bewirtschaftet. Fahrzeuge und Arbeitsplätze sind sogenannte dezentrale Lager, die vom zentralen Lager aus befüllt werden.
Hilfreich ist also ein breites Sortiment mit geringen Bestandsmengen im Betrieb. Außer bei dem Material, welches in sehr großen Mengen für die Fertigung benötigt wird.
Praxistipp 11: Neue Mitarbeiter müssen eingewiesen werden
Es kann passieren, dass die gemeinsam erarbeitete Lageroptimierung nur so lange funktioniert, bis neue Mitarbeiter kommen. Daher bekommt der neue Mitarbeiter am besten einen Paten im Betrieb zugewiesen, der zu allen Dingen rund um das bestehende Lagersystem, inklusive Organisationsregeln, Restedefinitionen und Betriebsstrukturen, befragt werden kann und muss.
Die Aufgabenbeschreibung der Lagerfu¨hrung bringt auch eine Weisungsbefugnis der zuständigen Facharbeiter an die in der Hierarchie vorgesetzten Projektleiter mit sich, an die sich die Projektleiter halten mu¨ssen, um die Strukturen aufrecht zu halten.
