Die Bau- und Ausbaubranche steht vor großen Herausforderungen: komplexe Projekte, steigende Anforderungen und der Bedarf an effizienteren Prozessen. Mit Microsoft 365 haben viele Unternehmen bereits ein mächtiges Werkzeug, um die Digitalisierung in die eigene Hand zu nehmen. Dank Low-Code-Ansätzen und der Integration standardisierter Softwarelösungen lassen sich Prozesse modellieren, automatisieren und optimieren.
Die Bau- und Ausbaubranche steht vor einzigartigen Herausforderungen: Projekte sind oft komplex. Sie erfordern die Zusammenarbeit verschiedener Gewerke und bringen eine hohe Dokumentationspflicht mit sich. Hinzu kommen fragmentierte Softwarelandschaften und manuelle Prozesse. Diese sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Medienbrüche und fehlende Transparenz verzögern Abläufe und steigern die Kosten.
Chancen der Digitalisierung in der Bau- und Ausbaubranche
Genau hier liegt die Chance der Digitalisierung: Standardsoftware wie beispielsweise Microsoft 365 bietet die Möglichkeit, bestehende Strukturen effizienter zu gestalten – ohne den Aufwand einer teuren Individualentwicklung. Durch die nahtlose Integration von Werkzeugen wie Teams, SharePoint und Power Automate können Unternehmen Daten zentral verwalten, Prozesse automatisieren und die Zusammenarbeit optimieren. So entstehen transparente Workflows, die Zeit und Geld sparen. Wer diese Möglichkeiten nutzt, stellt nicht nur den Projekterfolg sicher, sondern schafft auch die Grundlage für nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.
Was ist Low-Code, und warum ist es so relevant?
Low-Code-Plattformen wie Power Automate, Zapier, Make.com oder IFTTT ermöglichen es, Anwendungen und Workflows mit wenig bis gar keiner Programmierkenntnis zu entwickeln. Dabei werden intuitive, visuelle Oberflächen genutzt, um Prozesse zu modellieren und zu automatisieren. Für die Bau- und Ausbaubranche ist das besonders interessant: Zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten können durch Low-Code-Tools wie Microsoft Power Automate oder Power Apps effizienter gestaltet werden, ohne dass externe Entwickler nötig sind.
Low-Code reduziert die Abhängigkeit von Softwareentwicklern und ermöglicht es Fachabteilungen, ihre Anforderungen eigenständig umzusetzen. Das Resultat: kürzere Entwicklungszeiten, schnellere Anpassungen und eine höhere Flexibilität – ideal für eine Branche, die sich oft an wechselnde Bedingungen anpassen muss.
Microsoft 365 als digitale Plattform – der unterschätzte Alleskönner
Microsoft 365 wird von vielen Unternehmen vor allem als Paket für klassische Büroanwendungen wie Word, Excel und Outlook wahrgenommen. Doch die Plattform bietet weit mehr und ist ein mächtiges Werkzeug für die Prozessdigitalisierung. Mit integrierten Tools wie Power Automate, Power Apps, SharePoint und Microsoft Teams lassen sich individuelle Workflows erstellen, Daten zentral verwalten und Abläufe automatisieren – alles innerhalb einer einzigen Plattform.
Ein großer Vorteil von Microsoft 365 ist die nahtlose Integration zwischen den Anwendungen. So können beispielsweise in SharePoint gespeicherte Dokumente automatisch einem Freigabeprozess in Power Automate unterzogen werden. Oder Teams wird genutzt, um Benachrichtigungen und Aufgaben in Echtzeit zu teilen. Diese Verknüpfungen sorgen dafür, dass keine Dateninseln entstehen, und bieten eine konsistente Benutzererfahrung.
Für die Bau- und Ausbaubranche bedeutet dies: Prozesse wie Materialbestellungen, Zeiterfassungen oder die Abstimmung von Plänen können schnell und einfach digitalisiert werden, ohne zusätzliche Software kaufen zu müssen. Bestehende Spezialtools wie ERP-Systeme, CAD-Programme oder Planungstools lassen sich problemlos integrieren, sodass eine durchgängige digitale Arbeitsumgebung entsteht.
Mit Microsoft 365 hat die Branche ein Werkzeug an der Hand, das nicht nur flexibel, sondern auch skalierbar ist. Es ermöglicht Unternehmen, mit der Digitalisierung klein zu beginnen und schrittweise zu wachsen – ganz ohne komplexe IT-Projekte.
Praxisbeispiele – Prozesse selbst digitalisieren und automatisieren
Die Theorie hinter Low-Code und Standardsoftware ist überzeugend, aber wie sieht die Anwendung in der Praxis aus? Gerade für die Bau- und Ausbaubranche bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten und individuelle Workflows zu entwickeln.
Ein Beispiel ist die Automatisierung von Materialbestellungen. Mit Power Automate lässt sich ein Workflow erstellen, der automatisch eine Bestellung auslöst, wenn der Lagerbestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. Über SharePoint kann das Team jederzeit nachvollziehen, welche Bestellungen offen sind und in welchem Status sie sich befinden.
Ein weiteres Szenario ist die Verwaltung von Aufgaben und Projektdokumenten. Mit Microsoft Teams und Planner können Aufgaben zentral verteilt und überwacht werden. In Kombination mit SharePoint wird sichergestellt, dass Pläne, Bauzeichnungen oder Protokolle immer aktuell und für alle Beteiligten zugänglich sind. Auch Freigabeprozesse lassen sich automatisieren – etwa bei der Prüfung von Bauplänen, wo eine Benachrichtigung in Teams ausgelöst wird, sobald ein Dokument freigegeben wurde.
Auch die Zeiterfassung, ein Aufmaßprozess oder ein Bautagebuch lassen sich digitalisieren: Mit Power Apps können Mitarbeitende auf der Baustelle per Smartphone ihre Arbeitszeiten erfassen oder Bautagebucheinträge direkt vor Ort erstellen. Diese Daten werden automatisch in SharePoint oder Excel synchronisiert, was den Administrationsaufwand erheblich reduziert.
Die Stärke dieser Lösungen liegt in der Flexibilität. Unternehmen können mit einfachen Prozessen starten und diese schrittweise erweitern. So entstehen individuell angepasste Workflows, die nicht nur Effizienz und Transparenz steigern, sondern auch die Grundlage für eine durchgängige Digitalisierung schaffen.
Der Mehrwert von Low-Code und Standardsoftware für den Betrieb
Die Digitalisierung mit Low-Code und Standardsoftware wie Microsoft 365 bietet Unternehmen in der Bau- und Ausbaubranche einen klaren Mehrwert. Prozesse können intern modelliert und automatisiert werden, ohne teure externe Dienstleister oder individuelle Softwarelösungen. Das spart nicht nur Kosten, sondern macht Unternehmen unabhängig und flexibel bei der Anpassung ihrer Abläufe an neue Anforderungen.
Die nahtlose Integration der Apps von Microsoft 365 ermöglichen eine optimierte Zusammenarbeit und Transparenz. Arbeitsabläufe wie Materialbestellungen, Aufgabenmanagement oder Dokumentenfreigaben lassen sich zentral steuern und in Echtzeit überwachen. Das Ergebnis: weniger Fehler, schnellere Prozesse und eine gesteigerte Produktivität.
Darüber hinaus schafft die Nutzung vorhandener Software wie Microsoft 365 eine nachhaltige Grundlage für die Digitalisierung, ohne neue Insellösungen einzuführen. Unternehmen können so effizient, kostengünstig und zukunftssicher arbeiten – ein Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalen Branche.
Fazit und Ausblick – Digitalisierung leicht gemacht
Die Digitalisierung in der Bau- und Ausbaubranche muss weder kompliziert noch teuer sein. Mit Low-Code und Standardsoftware wie Microsoft 365 können Unternehmen ihre Prozesse eigenständig optimieren und automatisieren. Die intuitive Nutzung dieser Tools ermöglicht es, auch ohne tiefgehendes IT-Wissen digitale Workflows zu erstellen und langfristig effizienter zu arbeiten.
Der Verzicht auf zusätzliche Insellösungen reduziert Komplexität und Kosten. Gleichzeitig bleibt Raum für die Integration von Spezialsoftware wie ERP oder CAD, um branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen. Diese Kombination aus Flexibilität und Standardisierung schafft eine nachhaltige digitale Infrastruktur.
Der Schritt in die Digitalisierung ist nicht nur ein technischer, sondern auch ein kultureller Wandel. Unternehmen, die ihre Teams ermutigen, aktiv mitzuwirken, legen den Grundstein für langfristigen Erfolg und bleiben in einem zunehmend dynamischen Markt wettbewerbsfähig. Die Botschaft lautet: Einfach anfangen – die Werkzeuge dafür sind bereits da.
Der Autor
Michael Hoen, B. Sc., Senior Consultant – Business Process Management, eBusiness-KompetenzZentrum gGmbH
Der Beitrag ist in der Si 1-2/2025 erschienen.