Mit der Handwerker-Software kwp-bnWin.net und Vaillant winSoft aus dem Hause KWP können Kundenaufträge durchgängig und papierlos organisiert werden.
Angefangen vom Auftragseingang, über die gesamte Planung und die Materialwirtschaft im Handwerksbetrieb, die Online-Bestellung beim Großhandel, digitale Eingangsrechnungen und die Zeiterfassung, bis hin zum Rechnungsversand per E-Mail und automatisierten Buchungen für das Steuerbüro, läuft der Auftragsabwicklungs-Prozess innerhalb der ERP-Software zu 100% digital.
Kundendienst im Handwerk – durchgängig papierlos
Beispielsweise lässt sich der komplette Kundendienst-Prozess durchgehend papierlos abbilden. Damit spielt es keine Rolle mehr, ob der Kundendienst-Disponent im Büro oder zu Hause im Home-Office sitzt. Anhand kurzer Praxisbeispiele zeigt der Softwarehersteller KWP, wie die papierlose Abrechnung aus dem Home-Office bei seinen Anwendern funktioniert.
Kundendienst-Besprechung online
Morgens erfolgt ein kurzer Online-Austausch über den geplanten Tag zwischen den Monteuren und der Disposition, zum Beispiel über Microsoft Teams. Alle Monteure erhalten die Aufträge an den Mobilen Monteur übertragen. Die Aufträge vom Vortag werden ebenfalls zurückübertragen. Damit erhalten die Disponenten im Homeoffice automatisch auch die gebuchten Arbeitszeiten zur Kontrolle. Diese werden in der ERP-Software für die Lohnbuchhaltung freigegeben.
Abrechnung aller Aufträge
Die rückgemeldeten Aufträge werden bearbeitet, das gebuchte Material wird ebenfalls geprüft und gegebenenfalls übernommen. Die Rechnungen sind quasi schon fertig erzeugt und landen im Rechnungs- und im E-Journal, dem digitalen Postausgang von KWP. Von dort aus wird die Rechnung – je nach hinterlegtem Kundenwunsch – per E-Mail versendet oder dem Kunden über einen Briefdienstleister herkömmlich per Post zugestellt. Und das Ganze mit weniger Kosten und Arbeitszeit, als wenn die Rechnungen und deren Anhänge ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht werden müssten. Der Ablauf und auch die Ablage erfolgen durchgängig digital. Somit ist es nicht mehr von Bedeutung, ob die Mitarbeiter im Büro sitzen oder kwp-bnWin.net im Home-Office genutzt wird.
Übermittlung aller Rechnungen an die Buchhaltung
Auch die erstellten Rechnungen samt Rechnungsanhängen (wie z.B. unterschriebene Montageaufträge) können ohne Medienbruch weiter an die Buchhaltung beziehungsweise an den Steuerberater übertragen werden. Direkt im Rechnungsjournal werden die Rechnungen freigegeben. Die Handwerker-Software baut dann eine Verbindung ins Datev-Rechenzentrum auf und überträgt Buchungen, Personenkonten sowie den Rechnungsbeleg samt Anhängen als PDF.
Aufgaben und Termine immer im Blick
Bei der Planung und Disposition von neuen Aufträgen unterstützen der Kalender (Monteursteuerung) und das Aktivitäten-Management von KWP. So hat jeder im Team stets alle Termine im Blick. Aufgaben, wie beispielsweise Rückrufe oder Anfragen von Interessenten, zu tätigende Bestellungen oder auch Reklamationen werden im Team ortsunabhängig bearbeitet, digital delegiert und zum jeweiligen Vorgang dokumentiert.