Digitalisierung im Handwerk

Die Digitalisierung ist für Handwerksunternehmen eine enorme Herausforderung. Dabei vereinfachen Softwarelösungen den Alltag der Mitarbeiter enorm. Davon ist man beim Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e. V. (BVBS) überzeugt. Denn mit digitalen Lösungen können Prozesse effizienter und wirtschaftlicher gestaltet werden.

Ihre volle Wirkung entfalten digitale Werkzeuge besonders dort, wo gewohnte Arbeitsprozesse im Handwerksunternehmen manuell und unstrukturiert sind. Beispielsweise werden in vielen Betrieben derzeit die Kunden-, Auftrags- und Projektdaten noch in verschiedenen Dateiformaten, auf unterschiedlichen Geräten oder gar als Ausdrucke in Aktenordnern abgelegt.

Ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung liegt gerade in der übergreifenden Nutzung von Daten, die für alle Projektbeteiligten jederzeit sofort verfügbar sind, weil sie zentral und digital auf einem Server oder in der Cloud gespeichert werden. Dadurch können Informationen etwa aus der ­Materialverwaltung, Projektsteuerung und Zeiterfassung vom Rechnungswesen für projektbezogene Abrechnungen genutzt werden.

Arbeitsprozesse effizienter gestalten

Angesichts der umfangreichen Dokumentations- und Nachweispflichten für Betriebe, der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) und der verbindlichen schrittweisen Einführung der E-Rechnung ab 1. Januar 2025 sind Handwerkersoftware-Lösungen zukünftig unerlässlich. Die folgenden ausgewählten Stationen eines digitalen Arbeitsflusses geben einen ersten Einblick in den Nutzen solcher Software für Handwerksunternehmen.

Angebotserstellung automatisiert per Mausklick

In einem optimalen digitalen Arbeitsfluss werden alle Daten von Anfang an digital erfasst. Sobald eine Kundenan­frage in einem Betrieb eingeht, sollten die enthaltenen Informationen automatisch im Kundenmanagement-System gespeichert werden. Sie sind dann für die Angebotserstellung und alle anderen späteren Prozesse sofort verfügbar.

Das Angebot kann in einer Handwerkersoftware mit wenigen Klicks auf Basis von Material- und Leistungsdaten mit Einheitspreisen weitgehend automatisch kalkuliert werden. Die Software liest Informationen wie Positionen und Mengen eines Leistungsverzeichnisses (LV) ein und verknüpft sie mit den hinterlegten Angaben zu Materialien, Arbeitszeiten, Gerätekosten und Preisen. Besondere Anforderungen wie Zuschläge auf Rohstoffe und Produkte können ebenfalls berücksichtigt werden, wodurch die Fehlerhäufigkeit aufgrund ­manueller Preisanpassungen deutlich reduziert wird. Das Angebot kann direkt aus dem System elektronisch versendet werden. Mit integrierten Funktionen zur Nachverfolgung können Interessenten mithilfe von Folge-E-Mails automatisch erinnert, ­informiert oder befragt werden. Viele Lösungen bieten zudem eine Übersicht, die alle Angebote, Rechnungen und Teilrechnungen eines Betriebs samt jewei­ligem Status anzeigt.

Beschleunigte Materialbeschaffung mit Digitalisierung

Bestände online prüfen, verschiedene Händler abtelefonieren, Preise vergleichen – die Materialbeschaffung kann sehr zeitaufwendig sein. Viele Softwarelösungen nutzen Open Master­data oder die integrierte Datenschnittstelle (IDS) zur Anbindung an die Software von Großhändlern. Dadurch erhalten Betriebe aktuelle Produktpreise, Ver­fügbarkeiten und technische Spezifika­tionen in Echtzeit direkt in ihrer Handwerkersoftware angezeigt und können dort die Produkte auch bestellen. Im Vergleich zur Preisanfrage und Bestellung per E-Mail oder Telefon nimmt ­dies nur einen Bruchteil der Zeit in Anspruch. Mitarbeitende können mithilfe digitaler Lösungen ihre Arbeitszeit effi­zienter nutzen, was in Zeiten fortwährenden Fachkräftemangels ein enormer Vorteil ist.

Kollisionsfreie Zeitpläne einfach erstellen

Mit den Projektmanagement-Funktionen von Handwerkersoftware lassen sich Kundentermine und Einsatzplä­ne digital erstellen. Die Software ermöglicht die bessere Planung und Koor­dination von Aufgaben und zeigt verfügbare Mitarbeitende und Terminüberschneidungen direkt an. Sie informiert die Mitarbeitenden über ihre Aufgaben und stellt alle benötigten Daten zum Auftrag am Computer, Smartphone oder Tablet bereit, sodass auf Handzettel und mündliche Einweisungen verzichtet werden kann.

Transparenz auf der Baustelle

Handwerkersoftware führt zu einer signifikanten Verbesserung der Verfügbarkeit, Erfassung und des Austauschs von Informationen auf der Baustelle. Alle Mitarbeitenden haben auf verschiedenen Geräten Zugriff auf aktuelle Daten wie Pläne und Aufträge. Projektfortschritte werden in der Software ge­speichert. Materialverbräuche, Wareneingänge und Lieferscheine können ­mit Apps für Mobilgeräte auf der Baustelle digital erfasst werden. Ebenso werden Aufmaßdaten, Arbeitszeiten, ­erfasste Leistungen und aktuelle Projektstände mit Fotos und Kommentaren festgehalten.

Alle Einträge sind in Echtzeit für die Projektbeteiligten im Unternehmen verfügbar. So können die gesammelten Daten zur Fortschrittsanalyse und per Schnittstellen z. B. von Abrechnungstools genutzt werden. Aufgrund der besseren Transparenz kann das Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren, die Zeit- und Materialplanung anpassen und mit projektbeteiligten Unternehmen und dem Auftraggeber kommu­izieren.
Die lückenlose und rechtssichere Baudokumentation ist mit einer Handwerksoftware einfacher möglich, weil über den gesamten Auftrag hinweg die relevanten Daten bereits gebündelt ­werden. Eine solche Dokumentation entspricht auch den Bedürfnissen der Auftraggeber und kann den Abrechnungsprozess beschleunigen.

Darauf sollten Handwerksbetriebe bei der Digitalisierung achten

Viele Softwarehersteller bieten ihre Lösungen inzwischen im Abonnement an (SaaS). Dies erspart den Handwerksbetrieben hohe Erst-Investitionen für den Kauf der Software. Beim SaaS-Modell zahlt der Betrieb einen monatlichen Betrag und kann die Software in dem vereinbarten Umfang nutzen. Die Höhe der Lizenzgebühren richtet sich zumeist nach der Anzahl der Nutzer bzw. Arbeitsplätze und dem Umfang des Softwarepakets. Die Preise unterscheiden sich auch nach der Laufzeit und gewünschter Flexibilität. Viele dieser ­Abonnement-Modelle enthalten auch die ­Updates auf neue Softwareversionen, die bei einem Kauf nicht unbedingt enthalten sind.

In der Regel haben die Softwarehäuser verschiedene Pakete im Angebot, sodass die Lösungen modular skalierbar sind. So können Handwerker mit einem kleinen Basispaket starten und bei Bedarf weitere Module hinzubuchen. Im Idealfall lassen sich sogar einzelne Funktionsbereiche projektbezogen zu- und später wieder abbestellen, z. B. spezielle Kalkulationstools.

Weitere entscheidende Faktoren beim Kauf einer Software sind die Benutzerfreundlichkeit der Software, die Qualität des Kundensupports und die Verfügbarkeit von Einführungsworkshops. Viele Hersteller bieten Demonstrationen ihrer Software an. Diese sind eine gute Möglichkeit, sich einen besseren Eindruck zu verschaffen und offene Fragen zu klären. Eine Übersicht von Bausoftware-Herstellern ist beispielsweise auf der Web­site des BVBS zu finden. Hier können Interessierte einen ersten Überblick gewinnen und nach Lösungen suchen.

Jetzt digital durchstarten und wachsen

Digitale Softwarelösungen sind wichtige Werkzeuge geworden, die stark auf die Bedürfnisse von Handwerksunternehmen jeder Größe angepasst sind. Welches Paket das richtige ist, hängt vom Bedarf des Unternehmens ab. Aufgrund der verschiedenen Preismodelle sind diese Lösungen erschwinglich geworden. Hersteller erleichtern den Einstieg mit speziellen Einführungs- und Aufbauseminaren. Daher sollte auch im Handwerk die Devise lauten: Jetzt digital machen und an ausgewählten Projekten wachsen. Schon nach den ersten digitalen Schritten werden Unternehmen die Entlastungen deutlich wahrnehmen. ­Zudem stellen sie sich zukunfts­sicher auf, denn digitale Unterlagen ­werden von Auftraggebern, Projektbeteiligten und ­Institutionen zunehmend ­gefordert.

Dieser Beitrag ist in der Si 11/2024 erschienen.