Seit 2023 sorgen pds Software und die mobilen Apps bei der in Oberhessen ansässigen Herbert Betz GmbH & Co. KG für die Effizienz der Abläufe in Büro und Außendienst. Von der Projektverfolgung über die Angebotskalkulation bis zur Echtzeit-Datenerfassung – die Einführung der ERP-Software hat Transparenz und Effizienz auf ein neues Level gehoben
Als Partner für Gewerbe, Industrie und Hausbesitzer bietet die Herbert Betz GmbH & Co. KG mit über 160 Mitarbeitern an drei Standorten ein breites Leistungsspektrum, von der Planung, Installation und Wartung über Inspektion und Reparatur bis zum Neubau oder der Sanierung.
Seit über 50 Jahren steht die in Oberhessen ansässige Herbert Betz GmbH & Co. KG mit maßgeschneiderten technischen Lösungen für Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit. Das Unternehmen bildet Leistungen in der kompletten Gebäudetechnik, Automatisierungstechnik, Heizungs- & Sanitärtechnik sowie in den Bereichen erneuerbare Energien und Industriedienstleistungen ab. Darüber hinaus zeugen über 1.500 Wartungsverträge von Vertrauen und unterstreichen das Engagement von Betz Technik für höchste Qualitätsstandards.
Reorganisation der internen Abläufe
Die Geschäftsführung kam 2020 im Zuge einer internen Prozessanalyse zu dem Ergebnis, dass das geplante Digitalisierungs- und Prozessoptimierungs-Vorhaben nicht mit der damals eingesetzten ERP-Software umsetzbar sei.
Daraufhin wurde zunächst ein Projektteam gegründet, dessen Aufgabe darin bestand, die bestehenden Prozesse und Verfahrensabläufe in einem Lastenheft zu dokumentieren sowie die Anforderungen an die neue ERP-Software festzulegen.
„Im Anschluss an die Prozessaufnahme haben wir uns am Markt nach geeigneten Anbietern umgesehen und uns verschiedene Lösungen präsentieren lassen. Am Ende hat sich recht schnell gezeigt, dass pds unsere Anforderungen am besten abbilden konnte“, erinnert sich Tim Kaiser, kaufmännischer Geschäftsführer bei Betz Technik.
„Bei pds hat uns einfach das Gesamtpaket überzeugt. Nicht nur die mobilen Apps haben wir im Entscheidungsprozess sehr positiv bewertet, bei pds hatten wir stets das Gefühl, dass die pds Software permanent im Sinne der Kunden weiterentwickelt wird, das hat unsere Entscheidung bestärkt“, ergänzt Jonas Weber, Geschäftsführer bei Betz Technik. Die pds Software ist nun seit 2022 bei einzelnen Key-Usern und seit 2023 in allen Unternehmensbereichen im Einsatz.
Mehr Transparenz im Projektcontrolling
Mit der Einführung der pds Software haben sich viele Abläufe grundlegend verbessert. Dazu gehören beispielsweise Controlling und Projektnachverfolgung. Ein wesentlicher Aspekt des Lastenheftes bestand beispielsweise darin, den Projektleitern die Kostenübersicht für die einzelnen Projekte zeitnah bereitzustellen.
Während früher noch mit analogen Stundenzetteln gearbeitet wurde, werden die Arbeitsstunden und Urlaube heute direkt digital erfasst und auf die jeweiligen Projekte gebucht. Hinzu kommt, dass die Eingangsrechnungen heute nicht mehr in Papierform kopiert, verteilt und schließlich an die Projektleiter weitergeleitet werden müssen, sondern systemseitig direkt über den Rechnungseingangsworkflow erfasst und bearbeitet werden.
„Die Rechnungen vom Lieferanten kommen heute digital im ZUGFeRD-Format rein. Das spart uns viel Papier, Aufwand und Zeit. Die Kosten werden nun direkt auf unsere Projekte gebucht“, fasst Jonas Weber zusammen.
Während es früher bis zu vier Wochen gedauert hat, bis die Rechnungsverarbeitung und Kostenauswertung vorlagen, haben die Mitarbeiter durch die Echtzeiterfassung der Stunden im Zusammenspiel mit dem digitalen Eingangsrechnungsworkflow alle Kosten zeitnah auf dem Projekt und der Projektleiter kann die Projekte dank der BI-Tool Auswertung ganz genau überwachen und bei Bedarf schnell und gezielt nachsteuern.
Intelligente Zuordnung vereinfacht Kalkulation und Angebotsverarbeitung
Aber auch in anderen Bereichen zeichnet sich die pds Software mit ihren intelligenten Routinen und vielseitigen Schnittstellen aus. So werden etwa GAEB-Dateien von Ausschreibungen automatisch in pds eingelesen. Eine intelligente Zuordnung sorgt schließlich dafür, dass Positionen teilweise direkt mit Preisen versehen werden. Der gesamte Prozess der Angebotskalkulation geht den Mitarbeitern somit viel schneller von der Hand.
„Wenn uns der Großhandel für eine Ausschreibung ein Angebot zur Verfügung stellt, können wir dieses ganz einfach über die IDS-Schnittstelle in das Angebot übertragen, ohne dass wir händisch Preise raussuchen müssen. Dank der IDS-Schnittstelle sind Bestellungen aus der pds Software heraus sehr komfortabel, man gelangt in den Onlineshop des Großhändlers und kann dort das gewünschte Material auswählen, das über die Schnittstelle direkt in unser System zurückgespielt wird, um die Bestellung auszulösen“, erläutert Leon Weiland, der als Projektassistent die Projektleiter in allen kaufmännischen Prozessen unterstützt, und hebt vor allem die durchgängige Prozesskette hervor. Mit Hilfe des automatischen Bestellbelegs kann das Team zudem später die digitale Eingangsrechnung direkt abgleichen.
„Heute haben wir sämtliche projektrelevanten Informationen zentral in der jeweiligen Projektakte gebündelt. Ein wesentlicher Vorteil der pds Software ist, dass sich alle Prozesse bequem und einfach in den nächsten Arbeitsschritt überführen lassen: Angebote lassen sich auf Knopfdruck in einen Auftrag wandeln oder später vom Auftrag in ein Aufmaß und in die Rechnung. Das spart uns in der Projektabwicklung viel Zeit und Aufwand.“
Mobile Apps im Außendienst: Erfassung in Echtzeit
Durch die mobile Arbeit mit den pds-Apps haben die Mitarbeiter nicht nur jederzeit Zugriff auf sämtliche projektrelevante Daten, sondern auch einen Datenaustausch in Echtzeit – ganz ohne Zettelwirtschaft.
„Über die pds-Service-App kann ich gar über Wochen hinaus bereits ersehen, für welche Baustelle ich wann mit welchem Monteur zugeteilt bin. Adresse und Kontaktdaten sind in der App bereits hinterlegt, ebenso wie das benötigte Material für die Baustelle. So kann ich meinen Alltag direkt viel einfacher und besser planen“, führt Felix Drawer, Monteur im Bereich Sanitär, Heizung und Klimatechnik, aus.
„Ist der Auftrag erledigt, müssen wir keine Stundenzettel mehr schreiben, sondern erfassen die Arbeitszeiten und verwendeten Materialien digital über das Tablet. Dafür müssen wir noch nicht mal etwas händisch schreiben, das funktioniert ganz einfach über Spracheingabe. Sind Material und Zeiten einmal erfasst, lassen wir uns die Auftragsabwicklung vom Kunden auf dem Tablet gegenzeichnen, und ich schicke ihm direkt aus der App heraus einen entsprechenden Beleg per E-Mail. Die Kollegen im Büro können dann umgehend den Auftrag für die Abrechnung weiterverarbeiten.“
Mehr Effizienz in der Lagerverwaltung
Zur Unterstützung der Lagerverwaltung kommt bei Betz Technik die pds Lager App auf MDE-Geräten zum Einsatz. Darüber lassen sich Materialien ganz bequem per QR-Code ein- und ausbuchen. Die digitale Bestandsführung macht es dem Team einfacher, immer die optimalen Mengen vorzuhalten und benötigte Materialien nach Erhalt der Bedarfsmeldung vom Monteur zusammenzustellen, so dass sich der Monteur das fertig kommissionierte Paket für die jeweilige Baustelle nur noch rausholen braucht. Rüst- und Suchzeiten entfallen auf diese Weise und der Monteur kann sich ganz auf seine wertschöpfende Arbeit konzentrieren.