Die pds GmbH, Spezialist für cloudfähige Handwerkersoftware, erweitert die eigene Lösung mit der Automatisierung von Angebotsprozessen. Mit einem integrierten Workflow lassen sich die Abläufe rund um die Angebotserstellung, Aufgabenzuweisung und Angebotsfreigabe sowie den Versand vereinfachen.
„Der pds Angebotsworkflow ist eine Neuerung, die vielen Handwerksbetrieben in der wichtigen Angebotsphase eine Reihe von manuellen Arbeitsschritten abnimmt und damit auch die Angebotsphase verkürzt. Damit sind Handwerksbetriebe nicht nur in der Lage, Angebote schneller an den Kunden zu übersenden, sondern auch die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Angeboten nachhaltig zu verbessern“, so Stephanie Ladiges, Product Management bei der pds GmbH.
Individualisierbare Workflow-Aufgaben
So ist es Handwerksbetrieben möglich, Workflow-Aufgaben zu jeder Projektphase zu definieren. Dies kann sowohl Aufgaben im Angebot, als auch außerhalb des Angebotes umfassen. Dazu gehören z. B. eine „Photovoltaik-Genehmigung des örtlichen Netzbetreibers einholen“ oder den „Schornsteinfeger informieren“. Beim Start der pds Software sieht jeder Anwender eine Übersicht seiner jeweiligen Aufgaben, die für den weiteren Angebotsprozess noch zu erledigen sind. Dadurch werden keine Aufgaben vergessen und unnötige Verzögerungen vermieden.
Die pds Software unterstützt den Anwender zudem mit Aufgaben im Angebot. Dazu gehören beispielsweise das Eintragen der Kundenanschrift oder des Abgabedatums, indem sie direkt in die zu befüllenden Felder springt. Die auszufüllenden Felder lassen sich dabei individuell vom Handwerksbetrieb selbst festlegen. Die Anwender der pds Software können die Aufgaben damit schnell und bequem erledigen.
Mehrstufige Freigabeprozesse
Auch bei der Freigabe von Angeboten unterstützt pds Software mit dem neuen Workflow. Die Angebote können nicht nur von einer einzigen, sondern auch von mehreren Personen oder in mehrstufigen Prüfungen freigegeben werden.
Diese sogenannten summenbasierten Freigabeprozesse geben Handwerksbetrieben zusätzliche Möglichkeiten an die Hand, um für ein Angebot die optimalen Ansprechpartner einzubinden und die Zuverlässigkeit der Kalkulation zu verbessern. Sind zudem bestimmte Ansprechpartner, z. B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit, während des Angebotsprozesses nicht verfügbar, kann in der pds Software eine Vertreterregelung für jeden Ansprechpartner hinterlegt werden. Jeder Vertreter erhält daraufhin die Aufgaben und Angebote zur weiteren Bearbeitung in seiner persönlichen Dashboard-Übersicht.
Einfache digitale Signatur
Um Angebote automatisch und ohne handschriftliches Gegenzeichnen unterschreiben zu lassen, hat pds in die Software eine einfache digitale Signatur integriert. Für diese Automatisierung von Angebotsprozessen können etwa der Kalkulator, der Freigeber und/oder der Bauleiter auf einfache Weise das Dokument für die Aussendung signieren. Wer das Angebot offiziell vor dem Versand an den Kunden unterschreibt, kann individuell in den Einstellungen festgelegt werden.
Vorkonfigurierter Standardversand
Ist der Freigabeprozess abgeschlossen und das Angebot gegengezeichnet, können Handwerksbetriebe das Angebot künftig mit nur einem Mausklick auf dem präferierten Versandweg an den Kunden übermitteln. Soll das Angebot üblicherweise per E-Mail verschickt werden, öffnet sich beim Klick auf den Versand-Button automatisch das Mailfenster mit dem angehängten Angebotsdokument.
Möchte ein Kunde das Angebot auf dem Postweg erhalten, wird mit dem Klick auf den Versandbutton das Angebot versandbereit ausgedruckt. Für jeden Kunden werden automatisch die bevorzugten Versandeinstellungen geladen. Das reduziert die Fehlerquote. Der Versandprozess wird beschleunigt. Ein Blick in die Stammdaten des Kunden wird somit künftig überflüssig.
Automatische Erinnerungen
Naht das hinterlegte Abgabedatum des Angebotes, ohne dass das Angebot ausgegeben wurde, können sich Handwerksbetriebe automatisch erinnern lassen. Dabei können Handwerksbetriebe individuell festlegen, wie viele Tage die pds Software vorab eine Erinnerung an offene Angebots-Aufgaben ausgeben soll. Sollten sich offene Aufgaben in der persönlichen Übersicht häufen, erlaubt die automatische Erinnerung zeitkritischer Aufgaben eine bessere Priorisierung für die Abarbeitung offener Tasks.
Automatisierte Prozesse durch digitale Workflows
Neben dem Eingangsrechnungs- und Urlaubsworkflow hat die pds GmbH das eigene Lösungsangebot mit der Automatisierung von Angebotsprozessen erweitert.
„Die Weiterentwicklung der Workflows für pds Software wird auch in anderen Arbeitsbereichen von uns weiter vorangetrieben, um Handwerksbetriebe aller Größenordnungen bei täglichen Routineaufgaben zu entlasten und manuelle Arbeitsschritte gezielt zu automatisieren“, gibt Stephanie Ladiges einen Ausblick. Diese Workflows erweitern das bestehende Produktportfolio der cloud-fähigen pds Software und pds Apps, um dem Digitalisierungsprozess im Handwerk einen weiteren Feinschliff zu verleihen.