Messenger sind aus dem Baustellenalltag kaum wegzudenken – vor allem WhatsApp. Beinahe jeder hat die App auf dem Handy. Die Kommunikation läuft direkt über Kontakte, Bilder und Gruppen. Was im Alltag praktisch ist, wird im Projektgeschäft jedoch schnell unübersichtlich. Doch es gibt eine Lösung.
Auf deutschen und europäischen Baustellen ist der Messenger WhatsApp längst Standard. Wer eine Telefonnummer hat, ist automatisch erreichbar, Bilder und Nachrichten lassen sich unkompliziert versenden, Gruppen pro Projekt sind in vielen Betrieben üblich. Der große Vorteil: Jeder kennt die Bedienung, es gibt keine Einstiegshürden und keine zusätzlichen Schulungen.
Doch WhatsApp ist kein Projektmanagement-Tool. Informationen verschwinden im Nachrichtenverlauf, Bilder von Installationen oder Wartungseinsätzen werden nicht systematisch abgelegt, und wichtige Vorkommnisse können übersehen werden. Für Nachweise, Abrechnungen oder Berichte fehlt die nötige Struktur.
Struktur statt Chat-Chaos
Ein Gründerteam vom Karlsruher Institut für Technologie (KIT) und vom Fraunhofer ISST in Dortmund hat diese Lücke erkannt und mit Valoon (www.valoon.chat) eine Lösung entwickelt. Das Besondere: Die Anwendung funktioniert direkt über WhatsApp – ohne zusätzliche Software. Damit lassen sich Fotodokumentationen, Stundenzettel, Aufmaße, Rapporte und Lieferscheine direkt per Messenger erfassen. Die Daten werden automatisch projektsortiert abgelegt und stehen dem Büro sofort zur Verfügung.
Für die Beteiligten bleibt alles beim Gewohnten: Sie schreiben wie bisher per WhatsApp, nur dass die Informationen im Hintergrund strukturiert gesammelt werden.
Dokumentation so einfach wie eine Nachricht
Möglich wird dies, weil WhatsApp heute mehr kann als nur Chat. Neben Nachrichten lassen sich strukturierte Eingaben über Formulare oder Spracheingaben nutzen. Valoon greift diese Funktionen auf und macht daraus verwertbare Daten.
Ein Praxisbeispiel: Ein Heizungsmonteur dokumentiert den Kesseltausch mit Fotos, ergänzt ein paar Stichworte per Spracheingabe und schickt alles per WhatsApp ab. Im Büro liegt die Dokumentation anschließend direkt in der Projektakte – samt Leistungsnachweis für die Abrechnung. Informationen müssen nicht aus WhatsApp herauskopiert werden, sondern landen direkt an der richtigen Stelle und sind langfristig rechtssicher abgelegt. Auch ist es zum Beispiel möglich, dass im Wartungsfall der Servicetechniker seinen Rapport noch vor Ort – ohne Zettelwirtschaft, ohne Nacharbeit – direkt per WhatsApp erfasst.
So landen WhatsApp-Daten strukturiert im Büro
Alle Informationen, die auf der Baustelle per WhatsApp erfasst werden – ob Stundenzettel, Rapporte oder Fotos – laufen automatisch in Valoon zusammen. Dort werden sie strukturiert aufbereitet: Zeiten aus Stundenzetteln erscheinen in klaren Zeit- oder Lohntabellen, die wiederum als Lohnexport pro Mitarbeiter genutzt werden können. Auch Schnittstellen, etwa ein Export in Datev, sind möglich.
Während die Monteure draußen weiterhin wie gewohnt per WhatsApp arbeiten, steht dem Büro eine übersichtliche Projektmanagement-Oberfläche zur Verfügung. Alle Daten sind dort projektsortiert, vollständig und jederzeit abrufbar. Aus Valoon heraus lässt sich zudem wieder Richtung WhatsApp kommunizieren – so bleiben die gewohnten Abläufe bestehen, nur mit dem Unterschied, dass im Hintergrund Ordnung und Struktur geschaffen werden. Es lassen sich auch Stundenzettel per WhatsApp erfassen.
Aufträge per Messenger verteilen
Neben der Dokumentation lässt sich mit Valoon auch die Auftragsverwaltung abbilden. In Valoon können Aufträge mit allen relevanten Informationen angelegt werden – von Adress- und Kundendaten über Telefonnummern, Bestandsfotos bis hin zu hinterlegten Berichten oder zusätzlichen Hinweisen. Diese Aufträge lassen sich einplanen, einzelnen Mitarbeitern zuweisen und anschließend per WhatsApp zustellen.
Der Monteur erhält seinen Auftrag direkt auf das Smartphone, kann ihn annehmen und nach Erledigung mit einem Klick zurückmelden. Fotos, Berichte oder weitere Dokumentationen werden direkt angehängt, sodass das Büro sofort eine vollständige Rückmeldung erhält und der Auftrag sauber abgeschlossen ist.