Die pds GmbH stellt die jüngsten Workflow-Automatisierungen, die neue Lieferantenshop-Suche in pds, eine integrierte Girocode-Funktion sowie Digitaldienste für die Mitarbeiter-App vor und zeigt live, wie Unternehmen ihr Servicegeschäft ankurbeln und Wartungen nach VDMA-Vorgaben durchführen.
Angebote und Eingangsrechnungen
Mit den Workflows in pds-Software sind Handwerksbetriebe in der Lage, manuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren, Aufgaben im Team zu vergeben und den gesamten Vorgang zu überwachen. So können pds-Anwender mit dem Rechnungseingangsworkflow Eingangsrechnungen formatunabhängig digitalisieren, prüfen, freigeben und weiterverarbeiten. Mit Hilfe des Urlaubsworkflows als integralem Bestandteil der digitalen Zeiterfassung können Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen, die automatisch an den zuständigen Prüfer zur Freigabe weitergeleitet werden. Zudem lassen sich verschiedene Teamstrukturen abbilden. Freigegebene Urlaube werden direkt in die Ressourcenplanung übernommen.
„Prozesse optimieren, Arbeitsabläufe verkürzen und Aufgaben klar zuteilen: Diese Ziele verfolgen wir mit den neuen Workflows für pds Software. Auf der ISH 2023 geben wir zusätzlich mit dem Angebotsworkflow erstmals exklusive Einblicke in unsere neueste Workflow-Entwicklung“, so Stephanie Ladiges aus dem pds Produktmanagement.
Der pds-Angebotsworkflow unterstützt u. a. mit definierbaren Workflow-Aufgaben zu jeder Projektphase (z. B. Gasleitung beantragen, Schornsteinfeger informieren), mit Hinweisen auf offene Aufgaben oder unausgefüllte Felder sowie summenbasierten Freigabeprozessen. Im nächsten Schritt wird der Angebotsworkflow um Erinnerungen an Abgabefristen, automatische Unterschriften und einen automatisierten Versand von Angeboten erweitert.
Wartungen nach VDMA-Vorgaben
pds ist nun Lizenzpartner des VDMA. Anwender der pds Software erhalten somit Zugriff auf die VDMA-Einheitsblätter 24186 Teil 0 – 7. Diese enthalten die Leistungsprogramme zur Wartung von Baugruppen und Bauelementen in technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden. In pds-Software können Anwender die Einheitsblätter des jeweiligen Fachbereiches selektieren, z. B. Luft-, Heiz-, Elektro-, Sanitär- oder Kältetechnische Geräte und Anlagen, um auf das jeweilige technische Regelwerk für die Planung und Durchführung von Wartungsaufträgen zuzugreifen. Die Felder Struktur, Typ Fachbereich und Wartungsabstände werden in der Software daraufhin automatisiert befüllt. Der Anwender muss nun nur den jeweiligen Verrechnungssatz eintragen und aktualisieren, damit der Wartungsauftrag kalkuliert und geplant wird. „Das ist ein guter Start für pds-Kunden, um in das Thema „Wartung nach VDMA-Vorgaben“ einzusteigen“, so Susanne Vital, Produktmanagement bei pds.
Integrierte Girocode-Funktion für einfaches Bezahlen
Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen besteht künftig beim Druckvorgang und PDF-Export von Rechnungen die Möglichkeit, einen QR-Code mit allen für die Überweisung notwendigen Informationen einzubinden. Dieser kann einfach von der Banking-App gescannt werden. „Dies soll dem Endkunden ermöglichen, eine offene Rechnung möglichst unkompliziert, sicher und mit wenig Zeitaufwand z. B. via Smartphone zu begleichen“, kommentiert Nico Abeling aus dem pds Produktmanagement.
Neue Digitaldienste in Mitarbeiter-App
Mit dem neuen pds-Mitarbeiter-Release können Handwerksbetriebe mit pds-Personalwesen künftig Verdienstnachweise und Steuerunterlagen vollständig digital übermitteln. Aufwände für das Ausdrucken und Versenden oder Verteilen der Verdienstnachweise entfallen.
Mit der neuen Stundenauswertung erhalten Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden. Ergänzend ermöglicht das Zeitkonto den Einblick in aktuelle Stundensalden, bei Bedarf auch mit Anzeige von Beträgen.
Zudem wird die pds Mitarbeiter-App um eine Personen- und Dokumentensuche erweitert. Die Personensuche ermöglicht den Zugriff auf gängige Personendaten wie Name und Anschrift. Zudem können auch CRM-Infofelder, Bemerkungen und Telekommunikationsdaten eingesehen werden. Darüber hinaus können Änderungen von z. B. Telefonnummern mobil bearbeitet werden. Durch die Dokumentensuche in pds-Mitarbeiter kann jederzeit und von überall auf das Dokumentenmanagementsystem und somit alle relevanten Dokumente zugegriffen werden.
SMS Versand für das Servicegeschäft
Weiterhin können Handwerksbetriebe zukünftig aus dem Serviceauftrag heraus automatisierte SMS an Kunden verschicken, um diese etwa über anstehende Wartungen oder Verzögerungen bei Serviceaufträgen zu informieren. Die automatisierten SMS stellen eine optimale Ergänzung zum digitalen, automatisierten Briefversand aus der pds-Handwerkersoftware dar.
ISH Messe Frankfurt | Halle 5.1 |Stand C85