In vielen Unternehmen tragen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine zur Branche und Tätigkeit passende Berufsbekleidung. Mit Ausnahme der gesetzlich vorgeschriebenen Schutzkleidung, für die der Arbeitgeber immer aufkommen muss, regeln Tarifverträge oder individuelle Vereinbarungen, ob Chef oder Beschäftigte die Kosten für Anschaffung und Pflege der Kleidungsstücke übernehmen.
Wie Mewa Textil-Service mitteilt, nimmt ein Unternehmer, die Anschaffung der Schutzkleidung sowie Arbeits- oder Berufsbekleidung für sein Personal selbst in die Hand, gewinnt er doppelt. Einerseits kann er sicherstellen, dass seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem professionellen und zum Unternehmen passenden Outfit ausgestattet sind. Andererseits kann er die Ausgaben für die Anschaffung sowie für die kontinuierliche Pflege und Instandhaltung als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen. Das Gleiche gilt, wenn er diese Aufgaben teilweise oder ganz einem Textildienstleister überlässt.
Nicht jedes Kleidungsstück wird vom Fiskus anerkannt
Entscheidende Voraussetzung: Es muss sich um klassische Berufsbekleidung handeln. Das sind für das Finanzamt Kleidungsstücke, die die Berufsbezogenheit der Kleidung äußerlich sichtbar zum Ausdruck kommen lassen. Dazu zählt beispielsweise die besonders strapazierfähige Hose für den Installateur. Im Dienstleistungssektor steht die Schutzfunktion der Berufsbekleidung weniger im Vordergrund, dafür die Außenwirkung. Einheitliche Kostüme und Anzüge, sowie Blusen und Hemden mit Firmenlogo werden vom Finanzamt ebenfalls als Betriebsausgaben anerkannt, wenn ihre private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist. In Zweifelsfällen ist es empfehlenswert, sich mit Steuerberater oder Finanzamt abzustimmen.
Typische Berufsbekleidung ist für die Arbeitnehmer steuerfrei
Für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stellt die Überlassung der vom Fiskus anerkannten Kleidungsstücke keinen geldwerten Vorteil dar und muss daher nicht versteuert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die textile Ausstattung an die Beschäftigten nur ausgeliehen wird oder ob sie in deren Eigentum übergeht. Sofern Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Pflege der steuerlich anerkannten Berufskleidung selbst übernehmen, können sie die laufenden Kosten dafür – genauso wie anderenfalls der Arbeitgeber – steuerlich absetzen.
Bei vollständiger Kostenübernahme umsatzsteuerlich nicht relevant
Entscheidet sich ein Arbeitgeber dafür, die steuerlich anerkannte Berufsbekleidung für seinen Betrieb zu mieten, hat das keinen Einfluss auf die Umsatzsteuer. Voraussetzung: Die Kleidungsstücke werden den Beschäftigten unentgeltlich überlassen. Behält der Chef jedoch vom Lohn seiner Arbeitnehmer jeweils einen bestimmten Betrag als „Kleidergeld“ ein, um seine Leasing-Ausgaben ganz oder teilweise zu decken, stellt dieser Betrag beim Arbeitgeber eine umsatzsteuerpflichtige Einnahme dar.