„Seidel Digital“ heißt das Digitalisierungsprojekt der Seidel Heizung & Bad GmbH aus Reichenbach. Dieses soll den Weg in das papierlose Büro und die papierlose Kommunikation ebnen. Im Mittelpunkt für durchgängig digitale Prozesse stand die Einführung der pds Software und pds Apps.
Mit der Einführung der pds Software im Jahr 2020 konnte die Seidel Heizung & Bad GmbH (seidel-heizung-bad.de/) die IT-Infrastruktur von ehemals vier Systemen auf eine zentrale und durchgängig integrierte Komplettlösung nachhaltig verschlanken. Zudem konnte das Unternehmen die Effizienz der Abläufe rund um die Auftragsabwicklung um bis zu 20 % steigern.
Der SHK-Betrieb mit Sitz in Reichenbach im sächsischen Vogtland ist ein modernes Handwerksunternehmen. Es hat sich einen Ruf als hochgradig digitalisierter Fachhandwerksbetrieb und kompetenter Partner für den Bau moderner Heizungen, Bäder, Lüftungssysteme und Photovoltaikanlagen weit über die Grenzen des schönen Vogtlands hinaus erarbeitet. In Zusammenarbeit mit namhaften Fertighausbetreibern und Bauträgern realisiert das Unternehmen jedes Jahr rund 400 Projekte. Das Leistungsspektrum ist breit gefächert. Es reicht von der Badplanung, Modernisierung und Sanierung über die Heizungs- und Lüftungsinstallation bis zu Haustechnik, Smart Home und den Einbau von Wasseraufbereitungs- und Entkalkungsanlagen. Der Familienbetrieb wurde von einer Fachjury bereits zu den Top-3 des „digital award handwerk 2020“ nominiert. Das kommt nicht von ungefähr. Denn das Unternehmen mit seinen 65 Mitarbeitern arbeitet in verschiedenen Teams deutschlandweit. Daher sind durchgängig digitale Prozesse für den reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft besonders wichtig.
Beitrag der einzelnen Sparten zum Geschäftsergebnis stets im Blick
„Wir haben uns Anfang 2018 dazu entschlossen, unsere Branchensoftware zu erneuern und uns mit digitalen Abläufen besser zu organisieren. Im Anschluss haben wir uns verschiedene Lösungen angeschaut und eingehend miteinander verglichen. Im Zuge unseres digitalen Transformationsprozesses fiel die Entscheidung schließlich auf die pds Software, da wir darin all unsere verschiedenen Geschäftsbereiche zentral abbilden können und sämtliche Prozesse digital ineinandergreifen. Unsere verschiedenen Sparten wie Kundendienst, Badsanierung und Photovoltaik sind darin als einzelne Profitcenter aufgebaut, sodass wir auf einen Blick deren Beitrag zum Betriebsergebnis einsehen können: welche Kosten und Umsätze sind wo angefallen, wo gab es den größten Materialbedarf, und weitere Kennzahlen. Diese Spartenauswertungen in pds erleichtert mir die Unternehmenssteuerung und das Management der einzelnen Sparten, um gezielter zu skalieren und wachsen zu können“, erläutert Marcel Seidel, Geschäftsführer und Inhaber der Seidel Heizung & Bad GmbH.
„Das Projektcontrolling ist mit pds sehr einfach und transparent geworden. Sowohl die Geschäftsführung als auch der Projektleiter haben jederzeit einen vollständigen Blick auf unsere Projekte, die Fortschritte auf der Baustelle und den jeweiligen Abrechnungsstatus. So sehen wir gleich, wo wir mit den kalkulierten Arbeitsstunden sowie dem verbrauchten Arbeitsmaterial liegen und ob Nachtragsangebote geschrieben bzw. beauftragt werden müssen. So bleiben alle Kosten und Leistungen auf Projekt- und Spartenebene jederzeit fest im Blick.“
Digitales Bestellwesen über die pds Software
Ein weiterer Pluspunkt der pds Software ist die Möglichkeit, die Materialbeschaffung vollständig auf digitalem Wege abzuwickeln. So greifen die Mitarbeiter im Einkauf mit pds direkt auf die Systeme des Großhandels zu und können auf einen Blick sehen, welche Artikel wo verfügbar sind. Über eine einfache Recherche lassen sich damit die Lieferanten mit den besten Konditionen gezielt ermitteln. Die Bestellung wird dann aus pds heraus über die integrierte IDS-Schnittstelle an den Großhandel übergeben.
„Es fällt nicht nur die Zettelwirtschaft weg. Auch die lästige E-Mail-Korrespondenz oder Telefonate mit dem Großhandel entfallen. Für die Angebotserstellung brauchen wir heute nicht mehr aufwändig nach Daten zu suchen. Denn es ist alles zentral in der pds Software hinterlegt und einfach zu finden. Wir sehen schon bei der Angebotserstellung, welche Artikel wir im Lager verfügbar haben und zu welchen Einkaufskonditionen diese eingekauft wurden, um eine genaue Kalkulation für unsere Kundenprojekte sicherzustellen. Die Leistungsverzeichnisse von unseren Kunden werden über GAEB oder andere Schnittstellen direkt in pds eingelesen, ohne dass wir die Daten aufwändig händisch bearbeiten müssen. Über die IDS- oder UGL-Schnittstelle von pds holen wir uns dann die Angebote vom Großhandel ebenfalls auf digitalem Wege“, so Tino Oeser, Planungsleiter bei Seidel. Er ist verantwortlich für die komplette Projektabwicklung.
„Darüber hinaus können wir in pds übersichtlich nachvollziehen, wie viel Gemeinkosten ich mit dem Produkt decken kann. Zudem sehen wir, welche Stellschrauben angepasst werden müssen, um ein Angebot wirtschaftlich zu gestalten oder unseren Kunden bessere Angebote unterbreiten zu können. Das gilt auch unter Berücksichtigung externer Fremddienstleister.“
Transparente und automatisierte Arbeitsprozesse
Die Rechnung zur Bestellung wird üblicherweise von den Lieferanten via ZUGFeRD übermittelt. Diese wird in einem automatisierten Prozess direkt in pds eingelesen. Bei der Anlieferung der Waren im Lager kann der Mitarbeiter den Wareneingang mit der Bestellung abgleichen. Dadurch kann er etwaige Fehlmengen direkt nachregulieren. Der Projektleiter erhält daraufhin die Rechnung zur Prüfung. Dieser gibt sie zur Zahlung frei, indem er eine automatisierte Zahlungsanweisung an die Buchhaltung übergibt. Dank der transparenten und automatisierten Workflows konnte das Unternehmen so eine wesentliche Verbesserung der Arbeitsabläufe erzielen. Letztlich lassen sich so bis zu 20 % Zeitersparnis realisieren.
Einsatz der mobilen Dienste über pds Apps
Der Bad- und Heizungsspezialist setzt neben der pds Software auch die mobilen Dienste von pds ein. So ist Seidel in der Lage, alle dezentralen Teams und Mitarbeiter digital in die Prozesse einzubinden. Die Monteure verwalten, warten und reservieren benötigte Arbeitsgeräte über die pds Werkzeug App. Ergänzend dazu kommt die pds Lager App zur Materialausgabe zum Einsatz, um Wareneingänge und Warenausgänge zu dokumentieren.
Der Innendienst erstellt die Arbeitsaufträge digital und übermittelt sie direkt an die Mobilgeräte der jeweiligen Außendienstmitarbeiter. Die Leistungen, Materialien und Arbeitsstunden auf der Baustelle werden über die pds Service App erfasst. Sie werden dort nachvollziehbar dokumentiert. Per Fingerstrich werden sie in Echtzeit in das Büro zur Rechnungserstellung übermittelt. Da die mobile Zeiterfassung bereits mit dem jeweiligen Projekt verknüpft ist, entfällt die händische Eingabe und Zuordnung der Stunden zu den jeweiligen Projekten.
„So haben wir jederzeit einen Überblick, wie viele Montagestunden auf welchem Projekt gebucht sind und welche Monteure an dem Projekt beteiligt waren. Wird Material vor Ort angeliefert, kann der Monteur auch direkt über die App den Lieferschein hochladen. Der Projektleiter im Büro sieht daraufhin, welche Ware geliefert wurde. Er erkennt, was gegebenenfalls noch fehlt, wie er nachsteuern kann und wann die Restlieferung erfolgt. Somit entfallen manuelle Abstimmungsprozesse per Telefon zwischen Innen- und Außendienst. Das macht den gesamten Prozess schneller, besser und für alle Prozessbeteiligten einfacher“, führt Marcel Seidel aus. „Neben der pds Mitarbeiter App setzen wir die mobilen Lösungen von pds auch im Bereich Service, Werkzeugmanagement und Lagerverwaltung ein. So haben wir bei jedem Vorgang immer maximale Transparenz.“