Die Bundesregierung will mit einem neuen Gesetzesvorhaben ab Anfang 2025 eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich einführen. In einem zweiten Schritt soll ab 2028 ein entsprechendes digitales Meldesystem folgen.
„Ab dem 1.1.25 sollen alle Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch E-Rechnungen stellen. Sie erhalten die Vorsteuer dann nicht mehr aus Papierrechnungen, sondern nur noch aus den elektronischen Rechnungen“, erklärt Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert. Nach derzeitigem Stand sind von dieser Änderung alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland betroffen. Die Planungen der Bundesregierung sehen vor, die E-Rechnungspflicht in einem ersten Schritt für inländische Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) zum 1.1.2025 einzuführen.
„In einem zweiten Schritt will die Bundesregierung ein bundesweit einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren, bzw. Meldesystem einführen, um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und um eine stärkere Digitalisierung des Steuerverfahrens zu erreichen“, erklärt Steuerberater Roland Franz und fährt fort: „Das Meldesystem, das die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen ermöglichen soll, basiert auf einer Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.“
Die Bundesregierung plant daher als Starttermin für die E-Rechnungspflicht bereits den 1.1.2025. Ab diesem Zeitpunkt müssen nach den Plänen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen; für die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen sollen die Unternehmen nach den aktuellen Plänen zwei Jahre mehr Zeit erhalten und somit spätestens ab dem 1.1.2027 eigene Rechnungen nur noch elektronisch versenden dürfen.
Was ist eine E-Rechnung?
Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgängige digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt – anstatt auf Papier oder in einer Bilddatei wie einem PFD – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine PDF-Rechnung wird in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildliche Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht und somit keine E-Rechnung darstellt. Es empfiehlt sich, sich frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung zu beschäftigen und möglichst schnell mit der Umstellung der Prozesse zu beginnen.
Steuerberater Roland Franz geht ins Detail: „Dafür benötigt man geeignete Softwarelösungen und eine entsprechende technische Infrastruktur. Die neuen Gesetzesänderungen unterstreichen nochmals die gestiegene Bedeutung der Überprüfung der IT-gestützten Prozesse und der im Unternehmen eingesetzten Verfahren und Systeme zur Erstellung und Weiterleitung und zum Empfang von Rechnungen.“
Zudem sind Systeme zur revisionssicheren Speicherung der digitalen Belege und Datensätze zwingend erforderlich (z.B. Dokumenten-Managementsystem). Vorteile haben diejenigen Unternehmen, die bereits Leistungsbeziehungen zu öffentlichen Verwaltungen haben, da dort die E-Rechnungspflicht bereits umgesetzt wurde. Werden schon E-Rechnungen mit Systemen erstellt, kann bei der weiteren Umstellung darauf aufgebaut werden.
Im Hinblick auf das zukünftige digitale Meldesystem der Finanzverwaltung ist gerade der digitale Belegaustausch mit dem Steuerberater eine wesentliche Voraussetzung, um dieser Meldepflicht nachkommen zu können. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse und die Umsetzung der weiteren erforderlichen Prozesse ist nicht von heute auf morgen umsetzbar und erfordert Zeit und Know-how.
Der Umstieg bringt für Unternehmen zahlreiche wirtschaftliche Vorteile mit sich, denn durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse verbessern, beschleunigen und kostengünstiger gestalten, wie z. B.:
• Sinkende Kosten durch den Wegfall von Rechnungsdruck, Papier, Briefumschläge und Porto.
• Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten.
• Frühzeitiger Zahlungseingang im Unternehmen möglich, da die Rechnung früher beim Kunden eingeht und schneller bearbeitet werden kann.
• Reduzierung von Eingabefehlern.
• Vereinfachung der Archivierung.
• Weniger Papierverbrauch.