Falsch ausgestellte Quittungen können fatal sein. Das Finanzamt kann den Vorsteueranspruch streichen und Aussteller als Steuerschuldner in Regress nehmen. Was Unternehmen und Privatleute beachten sollten.
Bei kleinen Summen zeigt sich der Fiskus großzügig: Für Zahlungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro brutto gelten vereinfachte Rechnungsanforderungen. Quittungen werden als so genannte Kleinbetragsrechnungen anerkannt, wenn vier zentrale Merkmale erfüllt sind: der Name und die Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, die Art und Menge der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen sowie der Bruttopreis und der anzuwendende Steuersatz. Damit sind auf Quittungen deutlich weniger Angaben notwendig als auf Rechnungen. Nichtsdestotrotz erfordert das Ausstellen von Quittungen höchste Sorgfalt und sollte keinesfalls leichtfertig erfolgen.
Falsch ausgestellte Quittungen können zu einer tückischen Steuerfalle werden, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Zwar drucken elektronische Kassen die steuerlichen Formvorgaben in der Regel automatisch auf den Kassenbon. Doch viele Unternehmen und Privatleute setzen weiterhin auf handschriftliche Belege – mit oder ohne Quittungsblock. Dabei müssen die formalen Vorgaben genau eingehalten werden. „Fehlerhafte Angaben auf Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug“, warnt Axel Uhrmacher, Vize-Präsident des BVBC. „Schnell streichen Finanzbeamte den Erstattungsanspruch und machen Nachforderungen geltend.“ Bei einer Quittung über 150 Euro brutto beträgt der Vorsteuerabzug bei 19 % Umsatzsteuer immerhin rund 24 Euro. Werden Fehler zur Methode, kommen schnell hohe Summen zusammen.
Das Risiko besteht nicht allein in fehlenden Angaben. Verhängnisvoll sind auch falsche Angaben zum Steuerbetrag. Privatleute, Kleinunternehmer oder Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen wie etwa Ärzte dürfen auf Quittungen keinesfalls den Steuersatz angeben. „Wer unberechtigt Steuern ausweist, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer“, betont BVBC-Experte Uhrmacher. Schließlich ermöglichen Aussteller dem Empfänger der Quittung den Vorsteuerabzug und gefährdet damit das Steueraufkommen. Um kein Risiko einzugehen, sollte auf Formularen der Zusatz „inkl. 19 % MwSt“ oder „inkl. 7 % MwSt“ von vorneherein gestrichen werden. So können sich Aussteller im Falle der Steuerbefreiung vor bösen Überraschungen schützen.
Tipp des BVBC: Man sollte grundsätzlich auf handschriftliche Belege verzichten und nur aktuell gültige Quittungsformulare verwenden. Überalterte Vordrucke sind sicherheitshalber zu entsorgen. Unternehmen sollten alle Mitarbeiter, die Quittungen ausstellen, nochmal für die genaue Einhaltung der Formvorschriften sensibilisieren. Idealerweise werden Quittungen intern stichprobenartig kontrolliert, um Folgefehler zu vermeiden.
Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC).
Über den BVBC:
Der BVBC ist die zentrale Interessenvertretung der Bilanzbuchhalter und Controller in Deutschland mit derzeit rund 5.000 Mitgliedern. Der Verband diskutiert auf politischer und wirtschaftlicher Ebene neue Perspektiven im Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling und gestaltet diese maßgeblich mit. Der BVBC fordert die Einführung eines Ausbildungsberufs „Kaufmann/Kauffrau für Rechnungswesen, Finanzen und Controlling“ als Unterbau zum Bilanzbuchhalter.