Der SHK-Unternehmer, aber auch Auftraggeber, meinen, der Versand von Schreiben (rechtlicher besser: die Abgabe von Erklärungen) per Einschreiben sei rechtlich sicher. Ist er grundsätzlich auch. Aber nur, wenn man ein paar Grundregeln befolgt.
„Wir versenden immer per Einschreiben; das ist sicher“? Oft gehört und genauso oft – entschuldigen Sie bitte den Ausdruck – in die Hose gegangen: Eine Erklärung wird nur dann wirksam, wenn sie dem Adressaten zugeht (§ 130 BGB). Und dieser Zugang ist das entscheidende Kriterium.
Er liegt vor, wenn
1. die Erklärung in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist und
2. unter normalen Umständen mit der Kenntnisnahme gerechnet werden kann.
Machtbereich und Kenntnisnahme
In den Machtbereich gelangt die Erklärung z. B., wenn der Brief in den Briefkasten eingeworfen wird oder eine E-Mail die Mailbox des Adressaten erreicht (was allerdings nur gilt, wenn die E-Mail-Adresse im geschäftlichen Bereich genutzt und hierfür angegeben wird – also nicht im privaten Kontaktbereich).
Wenn es um die Kenntnisnahme unter normalen Umständen geht, wird es anspruchsvoller: Wann ist mit der Leerung des Briefkastens oder der Sichtung der Mailbox üblicherweise zu rechnen? Bei Briefkästen kommt es unter Umständen auf regionale Unterschiede an. Wird ein Brief spät abends eingeworfen oder ebenso spät eine E-Mail versandt, so liegt ein Zugang normalerweise erst am nächsten Tag vor. Das sind hingegen alles Gründe, die SHK-Unternehmer dazu veranlassen, einen – vermeintlich sichereren Weg – nämlich das (Einwurf-) Einschreiben zu wählen. Man meint, damit eben auf der sicheren Seite zu sein.
Aber aufgepasst!
Bei einem Einwurf-Einschreiben kann der Zugangsnachweis nicht durch Vorlage des Einlieferungsbelegs und des Sendungsstatus geführt werden. Denn ihnen beiden kann man nicht entnehmen, dass eine Zustellung beim Empfänger erfolgt ist (Kammergericht Berlin [KG], Beschluss 30.03.2023, 27 U 192/22).
Auch die sogenannten Grundsätze des Anscheinsbeweises helfen dem SHK-Unternehmer in solchen Fällen nicht. Sie greifen nur dann, wenn der Briefkasteneinwurf des Einwurf-Einschreibens ordnungsgemäß dokumentiert wird. Dafür sind die Auslieferungsbelege entweder im Original oder als Reproduktion vorzulegen (Kammergericht Berlin [KG], Beschluss 30.03.2023, 27 U 192/22). Nur bei Einhaltung dieses Verfahrens ist der Schluss gerechtfertigt, dass die eingelieferte Sendung tatsächlich in den Briefkasten des Empfängers gelangt ist.
Übergabe-Einschreiben
Anders wiederum beim Übergabe-Einschreiben: Hier begründet der Einwurf des Benachrichtigungszettels in den Briefkasten des Adressaten noch keinen Zugang. Denn der Benachrichtigungszettel enthält gerade nicht die Erklärung des SHK-Unternehmers (z. B. eine Fristsetzung), sondern eben nur die Mitteilung, dass ein Schreiben zur Abholung bei der Post bereitliegt (mit anderen Worten: Die Erklärung liegt noch bei der Post). Daher geht ein Übergabe-Einschreiben grundsätzlich auch erst mit Abholung zu. Beim Übergabe-Einschreiben spielen daher v. a. jene Fälle eine Rolle, in denen der Adressat das Schreiben nicht abholt. Nur in engen Ausnahmefällen geht die Rechtsprechung davon aus, dass sich der Adressat – trotz Nichtabholung – so behandeln lassen muss, als ob ihm das Schreiben dennoch zugegangen sei (sog. unberechtigte Verweigerung der Annahme/arglistige Zugangsvereitelung). Das vermeintlich als sicher geglaubte Übergabe-Einschreiben wird also zum rechtlichen Bumerang für den SHK-Unternehmer.
Fazit
Augen auf bei der Versendungsart und bitte vor allem beim Versand per Einwurf-Einschreiben das zuvor beschriebene, formale Prozedere einhalten! Sicherheitshalber sollte der SHK-Unternehmer auf einer Kopie des unterschriebenen Originals durch den das Schreiben eintütenden Mitarbeiter vermerken lassen, dass er jenes Schreiben am TT.MM.JJJJ in eben diesen Einwurf-Einschreiben-Umschlag gesteckt habe, und diese Kopie gut aufbewahren. Warum? Schon mal gehört: „Ja, ich habe ein Einschreiben erhalten, im Umschlag steckte aber nochmals die 2. Abschlagsrechnung …“?
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