Den Buchhaltungs- und Verwaltungsaufwand zu reduzieren, ist ein Ziel vieler Unternehmer im SHK-Handwerk. Allerdings bleibt dieses Ziel häufig aufgrund anderer Aufgaben erst einmal auf der Strecke. Der erste Schritt zur Lösung liegt in einem Blick auf die aktuellen Prozesse und darauf, wie diese optimiert werden können.

Viele SHK-Unternehmer haben das Ziel, den Buchhaltungs- und Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Schwer ist meist nur der erste Schritt. – © Freepik

Viele SHK-Betriebe laufen auf der Baustelle wie ein Uhrwerk, im Büro jedoch eher wie eine Baustelle. Die täglichen Verwaltungsaufgaben stapeln sich, angefangen bei der Angebotserstellung über Rechnungen bis zu Zahlungsabgleichen und Belegprüfungen. Insbesondere in kleineren Unternehmen kümmern sich außerdem häufig dieselben Personen um technische Aufgaben und gleichzeitig um organisatorische Themen im Büro. Das führt zu langen Arbeitstagen, fehlender Übersicht und doppelter Belastung. Besonders die Buchhaltung kostet Zeit, die auf der Baustelle besser eingesetzt wäre.

Wo Abläufe ins Stocken geraten

Viele Engpässe im Büro entstehen nicht durch fehlende Fachkenntnis, sie entstehen durch unklare Prozesse. Wenn verschiedene Aufgaben parallel erledigt werden, schleichen sich schließlich gelegentlich Fehler ein. Zu den typischen Problemen zählen

Belege, die erst gesammelt, dann vergessen oder zu spät eingereicht werden
Zahlungen, die offen bleiben, weil Eingangsrechnungen nicht richtig zugeordnet sind
Rechnungen, die erst Wochen nach dem Projektabschluss geschrieben werden
Mahnungen, die manuell und häufig zu spät erfolgen
Wichtige Zahlen, die nicht an einem Ort vorliegen und verstreut sind in Mappen, E-Mails und Excel-Tabellen

Solche Situationen entstehen nicht durch Nachlässigkeit. Stattdessen sind fehlende Systeme das Problem. Diese Schwachstellen lassen sich allerdings mit einfachen Mitteln beheben; oft reicht dafür schon der Wechsel auf eine passende Softwarelösung.

Digitalisierung ohne Umwege

Ein aufwendiges System ist nicht notwendig, um im Büro Entlastung zu schaffen. Viel maßgeblicher ist eine digitale Lösung, die zur Arbeitsweise im Betrieb passt und sich leicht in den Alltag integrieren lässt.

Rechnungen entstehen zum Beispiel direkt nach Projektabschluss aus dem digitalen Angebot heraus; dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Zahlungseingang und Fehler treten seltener auf. Belege werden mobil per App fotografiert und automatisch im System abgelegt, wodurch verlorene oder falsch abgelegte Unterlagen vermieden werden. Digitale Funktionen wie Zeiterfassung und Materialerfassung direkt auf der Baustelle verbessern obendrein den Informationsfluss zwischen Büro und Außendienst erheblich und sorgen für eine durchgängige, transparente Dokumentation. Ausschlaggebend ist letztlich nicht die Größe des Betriebs, vielmehr die Bereitschaft, Abläufe zu strukturieren.

Viele SHK-Unternehmer arbeiten noch immer mit allgemeinen Buchhaltungsprogrammen, die jedoch wenig auf die branchentypischen Anforderungen eingehen. Eine Buchhaltungssoftware für Sanitär-Installateure bietet jedoch konkrete Vorteile. Sie berücksichtigt beispielsweise typische Prozesse wie Materialverbräuche, Leistungsverzeichnisse oder die Verbindung zu Lohn- und Projektplanung und erleichtert dadurch das tägliche Arbeiten im Büro erheblich.

Was eine branchengerechte Lösung leisten sollte

Die richtige Software unterstützt SHK-Betriebe bei der Buchhaltung und begleitet alle Schritte vom Angebot bis zur Zahlung. Dabei kommt es weniger auf umfangreiche Funktionen an als auf die passende Kombination aus Übersicht, Einfachheit und Zuverlässigkeit. Abläufe dürfen schließlich nicht komplizierter als vorher werden, sie sollen klarer und nachvollziehbarer sein. Gute Systeme bieten unter anderem eine

automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung auf Basis hinterlegter Leistungen
Belegverarbeitung mit direkter Zuordnung zu Kunden oder Projekten
Übersicht über offene Posten, Zahlungen und Mahnstufen
Schnittstellen zur Steuerkanzlei oder zum Lohnbüro
Mobile Nutzungsmöglichkeit, auch vom Tablet oder Smartphone

Insbesondere die mobile Anwendung bietet großes Potenzial. Viele Aufgaben erledigen Mitarbeiter nämlich bereits direkt auf der Baustelle, unter anderem das Zeiten erfassen, Materialien verbuchen und Leistungen dokumentieren. Das wiederum entlastet das Büro und beschleunigt die Abrechnung.

So starten Unternehmer in die automatisierte Zukunft

Der Umstieg auf die digitale Buchhaltung beginnt im Idealfall mit einem klaren Blick auf die bestehenden Prozesse. Bevor Unternehmen neue Tools anschaffen, ist es außerdem sinnvoll, den Arbeitsalltag auf wiederkehrende Aufgaben zu prüfen und herauszufinden, welche Schritte doppelt ausgeführt werden und wo Informationen fehlen. Ebenso maßgeblich ist es, festzulegen, wer wann mit welchen Daten arbeitet. Ein strukturierter Einstieg gelingt schließlich nur, wenn zuerst die Abläufe definiert werden und anschließend die passende Technik ausgewählt wird.

Verantwortlichkeiten sollten ebenfalls klar verteilt sein, zum Beispiel wer bucht, wer prüft und wer Rechnungen stellt. Der Umstieg erfolgt am besten schrittweise und nicht auf einmal. Vorher ist es hilfreich, bestehende Daten sauber aufzubereiten, insbesondere Kundendaten und offene Posten.

Zudem sind Schulungen unerlässlich, damit alle Beteiligten sicher mit dem neuen System umgehen. Dabei sollte nicht von heute auf morgen das gesamte System umgestellt werden. Es reicht, mit einem Bereich zu beginnen, zum Beispiel der digitalen Rechnungserstellung und von dort aus die Umstellung weiterzuführen.

Warum weniger Büroarbeit bessere Ergebnisse bringt

Weniger Aufwand bedeutet nicht weniger Kontrolle. Digitale Abläufe schaffen vielmehr klare Zuständigkeiten, feste Abläufe und eine bessere Übersicht darüber, was im Betrieb läuft. Das betrifft die Buchhaltung ebenso wie die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und externen Partnern.

Wenn Informationen an einem Ort verfügbar sind, spart das Nachfragen, Rückläufe und Verzögerungen. Die Zahlungsabwicklung wird einfacher, das Mahnwesen übersichtlicher und auch steuerliche Themen lassen sich schneller klären. Im Fall von Zahlungsverzug erleichtert eine gut strukturierte Buchhaltung obendrein den Überblick über offene Forderungen und ermöglicht es, rechtzeitig und korrekt Kündigungen auszusprechen.

Effizienter arbeiten im SHK-Alltag

Der Arbeitsalltag gewinnt an Effizienz, wenn die Technik im Hintergrund zuverlässig funktioniert. Ein gutes System übernimmt nämlich die Routineaufgaben und sorgt dafür, dass Rechnungen automatisch erstellt werden, Belege richtig abgelegt sind und Zahlungen pünktlich eingehen.

Auch die Auswirkungen von KI zeigen sich zunehmend im SHK-Handwerk, denn sie beschleunigt die Verarbeitung großer Datenmengen und hilft dabei, Abläufe transparenter und besser planbar zu gestalten. So bleibt mehr Zeit für die Kernaufgaben wie die Projektplanung, Kundenbetreuung und Mitarbeiterführung. Zudem verbessert sich die Zusammenarbeit deutlich, wenn alle Beteiligten auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen.