Mit Beginn des kommenden Jahres gilt die Verpflichtung zur neuen E-Rechnung. – © shutterstock/Andrey Popov

Im Jahr 2023 zählte Deutschland etwa 48.700 Unternehmen im Bereich SHK. Viele dieser Betriebe sind klein und verfügen oft nur über begrenzte kaufmännische Ressourcen. Trotzdem müssen sie sich mit der neuen Verpflichtung zur E-Rechnung auseinandersetzen, die ab Beginn 2025 gilt.

Laut dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz gilt mit Beginn des kommenden Jahres die Verpflichtung zur neuen E-Rechnung: Um kleinen Unternehmen den Übergang zu erleichtern, hat der Gesetzgeber Fristen bis 2028 eingeräumt. Doch wie sehen diese genau aus? Die Antworten darauf gibt es hier:

Herausforderungen für Unternehmer

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht nur im B2B-Bereich. Dennoch sind auch kleine Unternehmen, die ausschließlich für Privatkunden im Einsatz sind, gut damit beraten, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Denn auch wenn sie die Rechnungen nicht selbst ausstellen, so müssen sie künftig zumindest dazu in der Lage sein, sie zu empfangen und auch ordnungsgemäß zu archivieren.

Das erfordert technische Anpassungen. Bestehende Systeme müssen aktualisiert oder neue Software gekauft werden, um diese Anforderungen zu bewältigen. Das ist nicht nur eine finanzielle Belastung, sondern bedeutet auch einen erhöhten Schulungsaufwand für die Mitarbeiter. Vor allem ist es wichtig, die rechtlichen Anforderungen genau zu beachten und die Datenschutzvorschriften im Blickfeld zu behalten. Allerdings bringt die E-Rechnung langfristig einige Vorteile mit sich.

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile

Auch wenn die Umstellung einen Aufwand bedeutet, amortisiert sich die Umstellung im Laufe der Zeit. Ein großer Vorteil ist, dass Unternehmer durch den Verzicht auf das Papier Kosten für Druck, Versand und Lagerung sparen. Auch die Bearbeitungszeiten verkürzen sich erheblich. Die E-Rechnungen können sofort und vor allem automatisch von den entsprechenden Systemen verarbeitet werden. Der Weg zur Post wird überflüssig. Durch die schnellere Verarbeitung sind auch zügige Zahlungseingänge zu erwarten.

Die elektronischen Rechnungen sind aufgrund des reduzierten Papierverbrauchs nicht nur umweltfreundlich und fördern die Nachhaltigkeit, sie sind aufgrund der automatischen Datenübertragung auch noch wesentlich weniger fehleranfällig. Die E-Rechnungen bieten verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.

Zusammenfassend lässt sich also feststellen: Die E-Rechnung bietet insgesamt mehr Vorteile als Nachteile. Der Gesetzgeber gibt kleineren Unternehmen zudem, dank großzügiger Übergangsfristen, ausreichend Zeit, sich dem Thema anzunähern. Dennoch gelten die ersten Gesetze bereits ab dem 1. Januar 2025.

Phase 1: 2025 bis 2026

Ab dem Beginn des Jahres 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland dazu in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr erforderlich. Überdies müssen ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich auch alle Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch ausgestellt werden. Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen die Unternehmen jedoch weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die weiterhin nicht dem standardisierten Format entsprechen, bleiben bis dahin erlaubt – allerdings nur dann, wenn der Rechnungsempfänger seine ausdrückliche Zustimmung gibt. Wer also bisher beispielsweise eine PDF-Rechnung an seine Geschäftspartner verschickt hat, darf das auch noch bis zum 31. Dezember 2026 tun, wenn dieser damit einverstanden ist.

Gesetzlich erhält die E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung ab dem 1. Januar 2025 den Vorrang. Das heißt auch für kleinere Unternehmen, dass sie ab diesem Zeitpunkt die rechtlichen Anforderungen erfüllen müssen, diese Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.

Phase 2: 2027

Im Jahr 2027 wird der Vorjahresumsatz der Unternehmen zu einem wichtigen Faktor für die Ausstellung von Rechnungen. Der Grund dafür: Unternehmen, bei denen der Umsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro lag, dürfen auch weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze ausstellen, die im Jahr 2027 getätigt werden. Selbstverständlich bleibt in diesem Fall zudem weiterhin die Möglichkeit bestehen, Rechnungen in Formaten wie PDF zu übermitteln. Auch in diesem Zeitraum ist dafür allerdings die ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Zur Sicherheit sollte diese Zustimmung schriftlich eingeholt und entsprechend archiviert werden.

Für alle, die die Umsatzgrenze von 800.000 Euro überschreiten, gibt es aber ebenfalls nach wie vor eine kleine Erleichterung. Sie können für ihre Umsätze aus den Jahren 2026 und 2027 Rechnungen im EDI-Verfahren übermitteln, auch wenn das verwendete Format bis dahin nicht die europäische Norm für E-Rechnungen berücksichtigt.

Phase 3: 2028

Ab dem 1. Januar 2028 gelten dann für alle Unternehmen in Deutschland die entsprechenden Regelungen für die Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich. Das heißt, dass ab diesem Zeitpunkt alle Unternehmer unabhängig von Umsatz und Betriebsgröße die neuen gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung einhalten müssen. Neben den Grundanforderungen müssen E-Rechnungen auch weitere spezielle Kriterien erfüllen, um den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) zu entsprechen.

Das bedeutet weiterhin, dass klar ersichtlich sein muss, von wem die Rechnung ausgestellt wurde. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Inhalte der Rechnung nach dem Ausstellen nicht mehr verändert werden können und die Rechnung muss so gestaltet sein, dass sie für Menschen lesbar ist. Wenn eine Rechnung zum Beispiel als XML-Datei vorliegt, muss sie vom Empfänger für die Betrachtung in ein lesbares Format umgewandelt werden können.

Zum Autor
Martin Schmidt wurde 1974 in Wien geboren und absolvierte ebendort das Management-College für Betriebswirtschaft am Wirtschaftsförderungsinstitut. Er war in mehreren Großunternehmen in Österreich und Deutschland als Führungskraft in unterschiedlichen Positionen tätig. Unter anderem bei Premiere, Telekom, Orange und dem Axel Springer Verlag. Seine selbstständige Karriere begann er daraufhin als Coach und Unternehmensberater für Führungskräfte in mittelständischen Unternehmen. Aktuell ist er als Sachbuchautor und Texter tätig. Zu seinen Bestsellern gehört unter anderem das Booklet „Die 10 größten Fehler neuer Führungskräfte“, von dem bisher mehr als 30.000 Stück verkauft wurden.